การเริ่มต้นธุรกิจในรูปแบบบริษัทจำกัดช่วยให้กิจการมีโครงสร้างชัดเจน แยกทรัพย์สินของธุรกิจออกจากทรัพย์สินส่วนตัว และสร้างความน่าเชื่อถือเมื่อติดต่อกับลูกค้า คู่ค้า ธนาคาร หรือหน่วยงานต่าง ๆ
อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการจำนวนมากยังไม่แน่ใจว่า จดทะเบียนบริษัทต้องเตรียมอะไรบ้าง ต้องมีผู้ถือหุ้นกี่คน ควรกำหนดทุนจดทะเบียนเท่าไร และหลังจดบริษัทเรียบร้อยแล้วต้องทำบัญชีหรือยื่นภาษีอะไรต่อ
บทความนี้รวบรวมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้เริ่มต้น ตั้งแต่การเตรียมชื่อบริษัท ผู้ถือหุ้น กรรมการ ที่ตั้งสำนักงาน ทุนจดทะเบียน เอกสารประกอบ ตลอดจนขั้นตอนหลังบริษัทได้รับการจดทะเบียน เพื่อช่วยให้คุณวางแผนเปิดบริษัทได้อย่างเป็นระบบและลดปัญหาจากข้อมูลหรือเอกสารไม่ครบถ้วน
หัวข้อ
จดทะเบียนบริษัทคืออะไร?
การจดทะเบียนบริษัท คือ การจัดตั้งธุรกิจในรูปแบบนิติบุคคลประเภท “บริษัทจำกัด” และนำข้อมูลไปจดทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์
เมื่อดำเนินการจดทะเบียนสำเร็จ บริษัทจะมีสถานะเป็นนิติบุคคลแยกจากผู้ถือหุ้น มีชื่อ เลขทะเบียนนิติบุคคล ที่ตั้งสำนักงาน ทุนจดทะเบียน กรรมการ และวัตถุประสงค์ในการประกอบกิจการอย่างชัดเจน
บริษัทสามารถทำสัญญา เปิดบัญชีธนาคาร ถือครองทรัพย์สิน มีรายได้ มีค่าใช้จ่าย และมีหน้าที่ทางบัญชีและภาษีในชื่อของบริษัทเอง
ปัจจุบันกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้บริการจดทะเบียนนิติบุคคลผ่านระบบ DBD Biz Regist ซึ่งรองรับการจัดตั้งบริษัท การลงลายมือชื่อ การชำระค่าธรรมเนียม และการดาวน์โหลดเอกสารที่เกี่ยวข้องในรูปแบบดิจิทัล
จดบริษัทเหมาะกับธุรกิจประเภทใด?
การจดทะเบียนเป็นบริษัทจำกัดเหมาะกับผู้ประกอบการที่ต้องการวางระบบธุรกิจระยะยาว เช่น
- ธุรกิจที่มีหุ้นส่วนหรือผู้ร่วมลงทุน
- ธุรกิจที่ต้องทำสัญญากับบริษัทหรือองค์กร
- ธุรกิจที่ต้องการสร้างความน่าเชื่อถือ
- ธุรกิจที่มีรายได้และค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
- ธุรกิจที่ต้องการรับพนักงาน
- ธุรกิจที่ต้องการขอสินเชื่อหรือวงเงินทางธุรกิจ
- ธุรกิจที่มีแผนขยายสาขาหรือเพิ่มผู้ลงทุน
- ร้านค้าออนไลน์และผู้ให้บริการที่เริ่มมีรายได้สูงขึ้น
- ธุรกิจที่ต้องเข้าร่วมประมูลงานหรือเป็นคู่ค้ากับองค์กรขนาดใหญ่
อย่างไรก็ตาม การจดบริษัทไม่ได้มีเพียงข้อดีด้านภาพลักษณ์เท่านั้น เพราะหลังจดทะเบียนแล้ว บริษัทมีหน้าที่จัดทำบัญชี ยื่นภาษี จัดทำงบการเงิน และดำเนินการตามกำหนดเวลาของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องด้วย
ผู้ประกอบการจึงควรประเมินทั้งรายได้ รูปแบบธุรกิจ จำนวนผู้ร่วมลงทุน ค่าใช้จ่ายในการดูแลบัญชี และแผนการเติบโตก่อนตัดสินใจ
จดทะเบียนบริษัทต้องมีผู้ถือหุ้นกี่คน?
การจัดตั้งบริษัทจำกัดในประเทศไทยต้องมีผู้เริ่มก่อการอย่างน้อย 2 คน โดยผู้เริ่มก่อการจะต้องร่วมกันจัดทำหนังสือบริคณห์สนธิและดำเนินการตามขั้นตอนการจัดตั้งบริษัท
ผู้เริ่มก่อการแต่ละคนต้องจองซื้อหุ้นอย่างน้อยคนละ 1 หุ้น และเมื่อบริษัทได้รับการจดทะเบียนแล้ว ผู้เริ่มก่อการอาจเป็นผู้ถือหุ้นและกรรมการของบริษัทด้วยก็ได้
กฎหมายที่แก้ไขในปี 2565 ได้เปลี่ยนจำนวนผู้เริ่มก่อการขั้นต่ำจากเดิม 3 คน เหลืออย่างน้อย 2 คน และกำหนดว่าหากยังไม่ได้จดทะเบียนจัดตั้งบริษัทภายใน 3 ปีนับจากวันที่จดทะเบียนหนังสือบริคณห์สนธิ หนังสือบริคณห์สนธิดังกล่าวจะสิ้นผล
ก่อนจดทะเบียนบริษัทต้องเตรียมอะไรบ้าง?
ก่อนเริ่มกรอกข้อมูลหรือยื่นคำขอ ผู้ประกอบการควรตกลงรายละเอียดสำคัญร่วมกันให้เรียบร้อย เพราะข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปใช้ในเอกสารจดทะเบียนและมีผลต่อการบริหารบริษัทในอนาคต
1. ชื่อบริษัท
ควรเตรียมชื่อบริษัทไว้ประมาณ 2–3 ชื่อ เรียงตามลำดับที่ต้องการ เพื่อใช้ตรวจสอบและจองชื่อกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
ชื่อบริษัทไม่ควรเหมือนหรือใกล้เคียงกับนิติบุคคลที่จดทะเบียนไว้แล้วจนทำให้เกิดความสับสน และไม่ควรมีคำหรือข้อความที่ขัดต่อกฎหมายหรือหลักเกณฑ์ของหน่วยงาน
ชื่อภาษาไทยและภาษาอังกฤษควรสอดคล้องกัน โดยชื่อบริษัทภาษาไทยจะลงท้ายด้วยคำว่า “จำกัด” ส่วนภาษาอังกฤษมักใช้คำว่า “Company Limited” หรือ “Co., Ltd.”
ก่อนสั่งทำโลโก้ ป้ายร้าน นามบัตร เว็บไซต์ หรือตรายาง ควรรอให้ชื่อบริษัทได้รับอนุมัติก่อน เพื่อลดความเสี่ยงจากการต้องเปลี่ยนชื่อภายหลัง
2. ที่ตั้งสำนักงานใหญ่
ต้องกำหนดที่ตั้งสำนักงานใหญ่ให้ชัดเจน ได้แก่
- เลขที่อาคารหรือบ้าน
- หมู่บ้านหรืออาคาร
- ชั้นและเลขที่ห้อง หากมี
- หมู่ที่
- ซอย
- ถนน
- ตำบลหรือแขวง
- อำเภอหรือเขต
- จังหวัด
- รหัสไปรษณีย์
หากใช้บ้านเช่า อาคารเช่า หรือสำนักงานให้เช่าเป็นที่ตั้งบริษัท ควรตรวจสอบว่าสัญญาเช่าและเจ้าของสถานที่อนุญาตให้ใช้สถานที่ดังกล่าวสำหรับจดทะเบียนนิติบุคคลหรือไม่
กรณีที่สถานที่ตั้งบริษัทไม่ได้เป็นกรรมสิทธิ์ของผู้ก่อตั้ง อาจต้องเตรียมหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ พร้อมเอกสารของเจ้าของสถานที่และหลักฐานแสดงสิทธิในสถานที่ตามกรณี
นอกจากนี้ หากบริษัทมีแผนจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เจ้าหน้าที่อาจพิจารณาเอกสารและความชัดเจนของสถานประกอบการเพิ่มเติม จึงควรเตรียมข้อมูลสถานที่ให้ตรงกับการใช้งานจริงตั้งแต่ต้น
3. วัตถุประสงค์ของบริษัท
วัตถุประสงค์บริษัทคือข้อความที่ระบุว่าบริษัทจะประกอบกิจการประเภทใด เช่น
- ขายสินค้า
- ให้บริการ
- รับเหมาก่อสร้าง
- ให้คำปรึกษา
- พัฒนาซอฟต์แวร์
- ทำการตลาดออนไลน์
- นำเข้าและส่งออกสินค้า
- ให้เช่าอสังหาริมทรัพย์
- ประกอบธุรกิจร้านอาหาร
ควรเลือกวัตถุประสงค์ให้ครอบคลุมธุรกิจที่บริษัททำจริงและกิจกรรมที่มีแผนจะดำเนินการในอนาคต แต่ไม่ควรใส่วัตถุประสงค์ที่ไม่เกี่ยวข้องจำนวนมากโดยไม่มีความจำเป็น
กิจการบางประเภทอาจต้องขอใบอนุญาตจากหน่วยงานอื่นเพิ่มเติม แม้จะระบุวัตถุประสงค์ไว้ในหนังสือรับรองบริษัทแล้วก็ตาม การจดทะเบียนบริษัทจึงไม่ได้หมายความว่าบริษัทได้รับอนุญาตให้ประกอบธุรกิจควบคุมทุกประเภททันที
4. ทุนจดทะเบียน
ทุนจดทะเบียนคือมูลค่าหุ้นทั้งหมดที่บริษัทกำหนดไว้ตั้งแต่จัดตั้ง โดยต้องระบุจำนวนหุ้นและมูลค่าหุ้นต่อหุ้นอย่างชัดเจน
ตัวอย่างเช่น บริษัทกำหนดทุนจดทะเบียน 1,000,000 บาท แบ่งออกเป็น 10,000 หุ้น มูลค่าหุ้นละ 100 บาท
การกำหนดทุนจดทะเบียนควรพิจารณาจากหลายปัจจัย ได้แก่
- เงินที่ต้องใช้เริ่มต้นธุรกิจ
- ค่าเช่าสถานที่และอุปกรณ์
- เงินทุนหมุนเวียน
- จำนวนพนักงาน
- ลักษณะสัญญากับคู่ค้า
- เงื่อนไขการขอใบอนุญาต
- การจ้างแรงงานต่างด้าว
- ความน่าเชื่อถือที่ธุรกิจต้องการ
- แผนการขอสินเชื่อ
ไม่ควรกำหนดทุนจดทะเบียนสูงเพียงเพื่อให้บริษัทดูน่าเชื่อถือ เพราะทุนที่ระบุควรสัมพันธ์กับความสามารถในการชำระค่าหุ้นและการดำเนินธุรกิจจริง
5. สัดส่วนผู้ถือหุ้น
ต้องกำหนดว่าผู้ถือหุ้นแต่ละคนถือหุ้นจำนวนเท่าไร คิดเป็นสัดส่วนกี่เปอร์เซ็นต์ และมีสิทธิออกเสียงอย่างไร
ตัวอย่างเช่น
| ผู้ถือหุ้น | จำนวนหุ้น | สัดส่วน |
|---|---|---|
| ผู้ถือหุ้น A | 6,000 หุ้น | 60% |
| ผู้ถือหุ้น B | 4,000 หุ้น | 40% |
| รวม | 10,000 หุ้น | 100% |
สัดส่วนผู้ถือหุ้นมีผลต่ออำนาจการลงคะแนน การแต่งตั้งกรรมการ การอนุมัติเรื่องสำคัญ และส่วนแบ่งเงินปันผล จึงควรตกลงให้ชัดเจนก่อนจดทะเบียน
หากมีผู้ร่วมลงทุนหลายคน ควรพิจารณาจัดทำข้อตกลงระหว่างผู้ถือหุ้นเพิ่มเติม เพื่อกำหนดเรื่องการบริหาร การขายหุ้น การเพิ่มทุน การถอนตัว การแบ่งกำไร และแนวทางแก้ไขเมื่อเกิดความเห็นไม่ตรงกัน
6. กรรมการบริษัท
กรรมการเป็นผู้มีอำนาจบริหารและดำเนินการแทนบริษัท บริษัทสามารถมีกรรมการคนเดียวหรือหลายคนได้ตามที่กำหนด
ข้อมูลที่ต้องตกลง ได้แก่
- ใครเป็นกรรมการ
- มีกรรมการทั้งหมดกี่คน
- กรรมการคนใดมีอำนาจลงนาม
- ต้องลงนามคนเดียวหรือร่วมกัน
- ต้องประทับตราสำคัญของบริษัทหรือไม่
ตัวอย่างเงื่อนไขการลงนาม เช่น
กรรมการหนึ่งคนลงลายมือชื่อและประทับตราสำคัญของบริษัท
หรือ
กรรมการสองคนลงลายมือชื่อร่วมกันและประทับตราสำคัญของบริษัท
เงื่อนไขกรรมการมีผลต่อการเปิดบัญชีธนาคาร การทำสัญญา การยื่นเอกสาร และการทำธุรกรรมต่าง ๆ จึงควรกำหนดให้เหมาะกับวิธีบริหารงานจริง
7. ชื่อและข้อมูลผู้ทำบัญชี
หลังจดทะเบียนแล้ว บริษัทมีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมาย และต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด
ผู้ประกอบการจึงควรติดต่อสำนักงานบัญชีไว้ตั้งแต่ก่อนเปิดบริษัท เพื่อวางระบบเอกสาร กำหนดวันที่เริ่มรอบบัญชี แนะนำการออกเอกสาร และตรวจสอบว่าธุรกิจต้องยื่นภาษีประเภทใดบ้าง
การมีผู้ดูแลบัญชีตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยลดปัญหา เช่น
- เอกสารรายรับรายจ่ายไม่ครบ
- ใช้บัญชีส่วนตัวรับเงินบริษัท
- ออกใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีไม่ถูกต้อง
- ลืมหักภาษี ณ ที่จ่าย
- ยื่นภาษีล่าช้า
- แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวกับบริษัทไม่ได้
เอกสารจดทะเบียนบริษัทมีอะไรบ้าง?
เอกสารที่ใช้จริงอาจแตกต่างกันตามรูปแบบการยื่น บุคคลที่เกี่ยวข้อง ที่ตั้งบริษัท และลักษณะธุรกิจ แต่โดยทั่วไปควรเตรียมข้อมูลและหลักฐานดังต่อไปนี้
เอกสารของผู้เริ่มก่อการ ผู้ถือหุ้น และกรรมการ
- สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
- ข้อมูลชื่อและนามสกุล
- ที่อยู่ตามทะเบียนบ้าน
- หมายเลขโทรศัพท์
- อีเมล
- จำนวนหุ้นที่ถือ
- ข้อมูลการเป็นกรรมการ
- ตัวอย่างลายมือชื่อหรือการลงลายมือชื่อดิจิทัลตามช่องทางที่ใช้
กรณีมีชาวต่างชาติเป็นผู้ถือหุ้นหรือกรรมการ อาจต้องใช้หนังสือเดินทางและเอกสารประกอบเพิ่มเติม รวมถึงต้องตรวจสอบข้อจำกัดตามกฎหมายว่าด้วยการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าวด้วย
เอกสารเกี่ยวกับสถานที่ตั้งบริษัท
- สำเนาทะเบียนบ้านของสถานที่
- แผนที่ตั้งสำนักงานใหญ่
- หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่
- สำเนาบัตรประชาชนของเจ้าของสถานที่
- สำเนาทะเบียนบ้านของเจ้าของสถานที่
- สัญญาเช่า หากเป็นสถานที่เช่า
- หลักฐานกรรมสิทธิ์หรือสิทธิในการใช้สถานที่ตามกรณี
- รูปถ่ายสถานที่ หากต้องใช้สำหรับการดำเนินการด้านภาษีหรือใบอนุญาต
ควรตรวจสอบชื่อเจ้าของสถานที่ในเอกสารให้ตรงกัน และระบุที่อยู่ให้เหมือนกันทุกจุด เพื่อลดปัญหาการแก้ไขเอกสาร
ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท
- ชื่อบริษัทที่จองไว้
- ชื่อภาษาอังกฤษ
- ที่ตั้งสำนักงานใหญ่
- ทุนจดทะเบียน
- จำนวนหุ้น
- มูลค่าหุ้นต่อหุ้น
- รายชื่อผู้ถือหุ้น
- สัดส่วนการถือหุ้น
- รายชื่อกรรมการ
- อำนาจกรรมการ
- วัตถุประสงค์ของบริษัท
- รอบปีบัญชี
- ข้อมูลผู้สอบบัญชี หากต้องระบุในขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง
แบบและเอกสารจดทะเบียนสำคัญ
เอกสารจดทะเบียนบริษัทอาจประกอบด้วยแบบหรือรายการสำคัญ เช่น
- คำขอจดทะเบียนบริษัทจำกัด
- หนังสือบริคณห์สนธิ
- รายการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัท
- แบบวัตถุประสงค์
- รายละเอียดกรรมการ
- บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น
- รายงานการประชุมจัดตั้งบริษัท
- ข้อบังคับบริษัท หากมี
- หลักฐานการชำระค่าหุ้นตามกรณี
- หนังสือมอบอำนาจ หากมอบหมายให้ผู้อื่นดำเนินการ
รูปแบบและรายการเอกสารควรตรวจสอบจากระบบหรือคู่มือล่าสุดของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เนื่องจากขั้นตอนและข้อกำหนดของแต่ละกรณีอาจแตกต่างกัน ระบบ DBD Biz Regist มีส่วนคู่มือและสื่อแนะนำสำหรับบริษัทจำกัดโดยเฉพาะ
ขั้นตอนจดทะเบียนบริษัทสำหรับผู้เริ่มต้น
ขั้นตอนที่ 1 วางแผนโครงสร้างบริษัท
ก่อนเริ่มจองชื่อ ควรสรุปข้อมูลเบื้องต้นให้ครบ ได้แก่
- ประเภทธุรกิจ
- ผู้ร่วมลงทุน
- สัดส่วนหุ้น
- ทุนจดทะเบียน
- กรรมการ
- อำนาจลงนาม
- ที่ตั้งบริษัท
- วัตถุประสงค์
- วันที่ต้องการเริ่มดำเนินกิจการ
ขั้นตอนนี้สำคัญมาก เพราะหากตกลงกันไม่ครบ อาจต้องแก้ไขเอกสารหลายครั้งหรือเกิดปัญหาระหว่างผู้ถือหุ้นภายหลัง
ขั้นตอนที่ 2 สมัครและยืนยันตัวตนในระบบ
ผู้ดำเนินการสามารถสมัครบัญชีผู้ใช้ในระบบ DBD Biz Regist และยืนยันตัวตนตามวิธีที่ระบบรองรับ
บัญชีบุคคลสามารถใช้ดำเนินการเกี่ยวกับการจัดตั้ง เปลี่ยนแปลง หรือเลิกนิติบุคคล รวมถึงยื่นคำขอ ลงลายมือชื่อ ชำระค่าธรรมเนียม และดาวน์โหลดเอกสารหลังได้รับอนุมัติ
ขั้นตอนที่ 3 จองชื่อบริษัท
กรอกชื่อบริษัทที่ต้องการเพื่อตรวจสอบว่าเป็นไปตามหลักเกณฑ์และไม่ซ้ำหรือคล้ายกับนิติบุคคลอื่นมากเกินไป
ควรตรวจสอบการสะกดทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษให้เรียบร้อย เพราะชื่อที่ได้รับอนุมัติจะถูกใช้ในเอกสารจดทะเบียนและเอกสารทางธุรกิจต่อไป
ขั้นตอนที่ 4 จัดทำหนังสือบริคณห์สนธิ
หนังสือบริคณห์สนธิเป็นเอกสารสำคัญที่ระบุรายละเอียดพื้นฐานของบริษัท เช่น
- ชื่อบริษัท
- จังหวัดที่ตั้งสำนักงานใหญ่
- วัตถุประสงค์
- ทุนจดทะเบียน
- จำนวนหุ้น
- มูลค่าหุ้น
- รายชื่อผู้เริ่มก่อการ
- จำนวนหุ้นที่ผู้เริ่มก่อการแต่ละคนจองซื้อ
ผู้เริ่มก่อการต้องลงลายมือชื่อตามหลักเกณฑ์ และในกรณีจัดทำเป็นเอกสารจะมีข้อกำหนดเรื่องพยานรับรองลายมือชื่อด้วย
ขั้นตอนที่ 5 จัดให้มีการจองซื้อหุ้น
หุ้นทั้งหมดของบริษัทต้องมีผู้จองซื้อ โดยต้องระบุจำนวนหุ้นของผู้ถือหุ้นแต่ละรายให้ครบถ้วน
ผู้เริ่มก่อการต้องถือหุ้นอย่างน้อยคนละ 1 หุ้น และควรตรวจสอบให้ผลรวมจำนวนหุ้นตรงกับทุนจดทะเบียนทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 6 ประชุมจัดตั้งบริษัท
เมื่อมีผู้จองซื้อหุ้นครบแล้ว จะมีการประชุมจัดตั้งบริษัทเพื่อพิจารณาเรื่องสำคัญ เช่น
- รับรองการจัดตั้งบริษัท
- รับรองค่าใช้จ่ายในการจัดตั้ง
- กำหนดข้อบังคับบริษัท หากมี
- เลือกกรรมการ
- กำหนดอำนาจกรรมการ
- แต่งตั้งผู้สอบบัญชี
- กำหนดค่าตอบแทนผู้สอบบัญชี
- พิจารณาเรื่องหุ้นและการชำระค่าหุ้น
ควรจัดทำรายงานการประชุมให้ตรงกับข้อมูลที่จะใช้ยื่นจดทะเบียน
ขั้นตอนที่ 7 เรียกชำระค่าหุ้น
กรรมการที่ได้รับแต่งตั้งจะเรียกให้ผู้ถือหุ้นชำระค่าหุ้นตามจำนวนที่กำหนด โดยการชำระค่าหุ้นต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายและเอกสารจัดตั้งบริษัท
ผู้ประกอบการควรเก็บหลักฐานการรับชำระค่าหุ้นไว้ให้เรียบร้อย เช่น หลักฐานการโอนเงิน ใบรับเงิน หรือเอกสารจากธนาคาร โดยเฉพาะกรณีที่ทุนจดทะเบียนหรือโครงสร้างผู้ถือหุ้นทำให้ต้องยื่นหลักฐานเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 8 ยื่นคำขอจดทะเบียนจัดตั้งบริษัท
นำข้อมูลทั้งหมดเข้าสู่ระบบ พร้อมแนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบความถูกต้อง และให้บุคคลที่เกี่ยวข้องลงลายมือชื่อตามขั้นตอน
ข้อมูลสำคัญที่ควรตรวจซ้ำ ได้แก่
- ชื่อและเลขประจำตัวประชาชน
- จำนวนหุ้น
- ทุนจดทะเบียน
- ที่อยู่
- รายชื่อกรรมการ
- อำนาจลงนาม
- วัตถุประสงค์
- การสะกดชื่อภาษาอังกฤษ
เมื่อยื่นคำขอแล้ว เจ้าหน้าที่อาจอนุมัติ ขอข้อมูลเพิ่มเติม หรือแจ้งให้แก้ไขเอกสารบางรายการ
ขั้นตอนที่ 9 ชำระค่าธรรมเนียมและรับเอกสาร
เมื่อคำขอผ่านการตรวจสอบ ผู้ยื่นจะดำเนินการชำระค่าธรรมเนียมตามที่ระบบกำหนด
หลังจดทะเบียนสำเร็จ สามารถรับหรือดาวน์โหลดเอกสารสำคัญ เช่น
- หนังสือรับรองบริษัท
- ใบสำคัญการจดทะเบียน
- สำเนาเอกสารที่ได้รับการรับรอง
- ใบเสร็จรับเงิน
อัตราค่าธรรมเนียมควรตรวจสอบจากประกาศและระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าในวันที่ยื่นจริง เนื่องจากช่องทางการยื่นหรือรายการเอกสารที่ขอเพิ่มเติมอาจทำให้ยอดค่าใช้จ่ายแตกต่างกัน
จดทะเบียนบริษัทใช้เวลากี่วัน?
ระยะเวลาดำเนินการขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น
- ความพร้อมของข้อมูล
- การอนุมัติชื่อบริษัท
- ความถูกต้องของเอกสาร
- การลงลายมือชื่อของผู้เกี่ยวข้อง
- การขอเอกสารเพิ่มเติม
- จำนวนคำขอที่อยู่ระหว่างการตรวจสอบ
- ลักษณะของผู้ถือหุ้นและกรรมการ
- ประเภทธุรกิจที่ต้องตรวจสอบเพิ่มเติม
หากข้อมูลครบถ้วนและไม่มีรายการต้องแก้ไข กระบวนการจะรวดเร็วกว่ากรณีที่ชื่อไม่ผ่าน ที่อยู่ไม่ชัดเจน จำนวนหุ้นไม่ตรงกัน หรือเอกสารของผู้ถือหุ้นไม่ครบ
ดังนั้น หากมีวันที่ต้องใช้หนังสือรับรองเพื่อเปิดบัญชี ทำสัญญา เช่าสถานที่ หรือเริ่มโครงการ ควรเผื่อเวลาดำเนินการไว้ล่วงหน้า ไม่ควรยื่นในวันสุดท้าย
จดทะเบียนบริษัทมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง?
ค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นประกอบด้วย
- ค่าธรรมเนียมราชการในการจดทะเบียน
- ค่าหนังสือรับรองและสำเนาเอกสาร
- ค่าอากรหรือค่าเอกสารบางประเภท
- ค่าตรายางบริษัท หากบริษัทเลือกใช้ตราประทับ
- ค่าบริการผู้ดำเนินการจดทะเบียน
- ค่าจัดทำบัญชีรายเดือน
- ค่าผู้สอบบัญชีประจำปี
- ค่าใช้จ่ายด้านภาษีและประกันสังคมตามกิจกรรมของบริษัท
- ค่าขอใบอนุญาตเฉพาะกิจการ หากธุรกิจอยู่ภายใต้การควบคุม
ผู้ประกอบการควรแยก “ค่าจดทะเบียนครั้งแรก” ออกจาก “ค่าใช้จ่ายในการดูแลบริษัทต่อเนื่อง” เพราะแม้บริษัทจะยังไม่มีรายได้ ก็ยังอาจมีหน้าที่จัดทำบัญชี ยื่นแบบภาษี และจัดทำงบการเงินตามรอบบัญชี
หลังจดทะเบียนบริษัทแล้วต้องทำอะไรต่อ?
การได้รับหนังสือรับรองบริษัทไม่ใช่ขั้นตอนสุดท้าย หลังจากนั้นควรดำเนินการดังต่อไปนี้
เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท
ควรนำเงินที่เกี่ยวข้องกับกิจการเข้าบัญชีบริษัท และหลีกเลี่ยงการใช้บัญชีส่วนตัวรับรายได้หรือชำระค่าใช้จ่ายของบริษัท
การแยกบัญชีช่วยให้ตรวจสอบรายรับรายจ่ายได้ง่าย ลดความสับสน และทำให้ผู้ทำบัญชีบันทึกรายการได้ถูกต้องขึ้น
จัดทำตรายางบริษัท
บริษัทไม่จำเป็นต้องมีตรายางทุกกรณี แต่หากเงื่อนไขอำนาจกรรมการในหนังสือรับรองกำหนดให้ต้องประทับตรา บริษัทต้องจัดทำตรายางและใช้ประกอบการลงนามตามเงื่อนไขดังกล่าว
วางระบบเอกสารบัญชี
ควรกำหนดตั้งแต่เริ่มต้นว่าใครรับผิดชอบ
- ออกใบเสนอราคา
- ออกใบแจ้งหนี้
- ออกใบเสร็จรับเงิน
- จัดเก็บใบกำกับภาษี
- ตรวจสอบหลักฐานการโอนเงิน
- จัดทำเอกสารเบิกจ่าย
- จัดเก็บสัญญา
- ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี
เอกสารควรจัดเก็บแยกตามเดือนและประเภท เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้สะดวก
ตรวจสอบหน้าที่ภาษี
บริษัทอาจเกี่ยวข้องกับแบบภาษีหลายประเภท ขึ้นอยู่กับรายการที่เกิดขึ้น เช่น
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม
- ภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี
- ภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี
- ภาษีจากเงินเดือนพนักงาน
- ภาษีธุรกิจเฉพาะในบางกิจการ
แม้บริษัทไม่มีรายได้ในบางเดือนหรือบางรอบปี ก็ไม่ควรสรุปเองว่าไม่มีหน้าที่ยื่นแบบ ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบตามข้อเท็จจริงของบริษัท
จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อเข้าเงื่อนไข
หากธุรกิจมีรายรับถึงเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด หรือเลือกเข้าสู่ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มโดยสมัครใจ ต้องดำเนินการจดทะเบียน VAT ภายในระยะเวลาที่เกี่ยวข้อง
ก่อนจด VAT ควรตรวจสอบว่าสินค้าหรือบริการของบริษัทอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มหรือได้รับยกเว้น และควรเตรียมระบบออกใบกำกับภาษีให้พร้อม
[Internal Link: รายได้เกิน 1.8 ล้านบาท ต้องจด VAT อย่างไร?]
ขึ้นทะเบียนนายจ้างและประกันสังคม
หากบริษัทมีลูกจ้าง ต้องตรวจสอบหน้าที่ในการขึ้นทะเบียนนายจ้างและแจ้งขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนภายในกำหนดเวลา รวมถึงจัดทำเงินเดือนและนำส่งเงินสมทบอย่างถูกต้อง
จัดทำบัญชีและงบการเงิน
บริษัทต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชี จัดทำบัญชีตามเอกสารและรายการที่เกิดขึ้น และจัดทำงบการเงินเมื่อสิ้นรอบบัญชี
งบการเงินของบริษัทจำกัดต้องได้รับการตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ก่อนนำเสนอผู้ถือหุ้นและยื่นต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามกำหนด
[Internal Link: บริษัทเปิดใหม่ต้องทำบัญชีและยื่นภาษีอะไรบ้าง?]
[Internal Link: ปิดงบการเงินคืออะไร? ต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง?]
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจดทะเบียนบริษัท
กำหนดทุนจดทะเบียนโดยไม่วางแผน
บางบริษัทกำหนดทุนสูงเกินความจำเป็น หรือกำหนดต่ำเกินไปจนไม่เหมาะกับใบอนุญาต สัญญา หรือแผนการดำเนินงาน
ควรประเมินจากธุรกิจจริง ไม่ควรใช้ตัวเลขตามบริษัทอื่นโดยไม่วิเคราะห์
แบ่งหุ้นโดยไม่ได้ตกลงเรื่องอำนาจบริหาร
การแบ่งหุ้นเท่ากันอาจดูยุติธรรม แต่หากผู้ถือหุ้นมีความเห็นต่างและไม่มีข้อตกลงแก้ไข อาจทำให้บริษัทตัดสินใจเรื่องสำคัญไม่ได้
จึงควรตกลงทั้งสัดส่วนหุ้น อำนาจกรรมการ การโอนหุ้น และแนวทางยุติข้อขัดแย้ง
ใช้ที่อยู่โดยไม่ได้รับอนุญาต
การนำที่อยู่บ้านเช่าหรืออาคารสำนักงานไปจดทะเบียนโดยไม่แจ้งเจ้าของสถานที่ อาจก่อให้เกิดปัญหาภายหลัง โดยเฉพาะเมื่อต้องใช้เอกสารเพิ่มเติมเพื่อจด VAT หรือขอใบอนุญาต
เลือกวัตถุประสงค์ไม่ครอบคลุมธุรกิจ
หากระบุวัตถุประสงค์แคบเกินไป อาจต้องจดทะเบียนแก้ไขเมื่อบริษัทเพิ่มบริการใหม่ แต่หากใส่กว้างเกินไปก็อาจไม่สะท้อนธุรกิจจริง
ไม่เริ่มทำบัญชีทันที
หลายบริษัทเข้าใจว่ายังไม่มีรายได้จึงไม่ต้องส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี แต่ค่าใช้จ่ายตั้งบริษัท ค่าเช่า ค่าซื้ออุปกรณ์ เงินรับจากผู้ถือหุ้น และรายการธนาคารล้วนเป็นข้อมูลทางบัญชีที่ควรจัดเก็บ
ใช้เงินบริษัทปะปนกับเงินส่วนตัว
การโอนเงินเข้าออกโดยไม่มีคำอธิบาย ทำให้แยกไม่ได้ว่าเป็นรายได้ เงินกู้ เงินลงทุน เงินทดรอง หรือการถอนใช้ส่วนตัว ซึ่งอาจส่งผลต่อความถูกต้องของบัญชีและภาษี
Checklist ก่อนยื่นจดทะเบียนบริษัท
ก่อนส่งคำขอ ควรตรวจสอบรายการต่อไปนี้
- ชื่อบริษัทได้รับอนุมัติแล้ว
- มีผู้เริ่มก่อการอย่างน้อย 2 คน
- ผู้เริ่มก่อการทุกคนจองซื้อหุ้นอย่างน้อยคนละ 1 หุ้น
- จำนวนหุ้นรวมตรงกับทุนจดทะเบียน
- ที่อยู่สำนักงานใหญ่ถูกต้อง
- ได้รับอนุญาตจากเจ้าของสถานที่แล้ว
- วัตถุประสงค์ครอบคลุมธุรกิจ
- กำหนดรายชื่อกรรมการแล้ว
- กำหนดอำนาจลงนามแล้ว
- ข้อมูลบัตรประชาชนถูกต้อง
- ชื่อภาษาอังกฤษสะกดตรงกันทุกเอกสาร
- มีข้อมูลผู้สอบบัญชีตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง
- ผู้เกี่ยวข้องพร้อมลงลายมือชื่อ
- เตรียมหลักฐานการชำระค่าหุ้น
- วางแผนเปิดบัญชีธนาคารบริษัท
- มีสำนักงานบัญชีหรือผู้ทำบัญชีดูแลหลังจัดตั้ง
ควรจดทะเบียนบริษัทด้วยตัวเองหรือใช้สำนักงานบัญชี?
ผู้ประกอบการสามารถดำเนินการจดทะเบียนด้วยตัวเองได้ หากเข้าใจขั้นตอน มีข้อมูลครบ และสามารถประสานงานกับผู้ถือหุ้นและกรรมการทุกคนได้
อย่างไรก็ตาม การใช้สำนักงานบัญชีหรือผู้ให้บริการจดทะเบียนอาจเหมาะกับกรณีที่
- ไม่แน่ใจว่าควรกำหนดทุนเท่าไร
- มีผู้ถือหุ้นหลายคน
- มีชาวต่างชาติร่วมลงทุน
- ต้องการจด VAT ต่อทันที
- ธุรกิจต้องขอใบอนุญาต
- ใช้สถานที่เช่าเป็นสำนักงานใหญ่
- ต้องการวางระบบบัญชีตั้งแต่เริ่มต้น
- ไม่มีเวลาติดตามการแก้ไขเอกสาร
- ต้องการผู้ดูแลบัญชีและภาษีต่อเนื่อง
สิ่งสำคัญคือไม่ควรมองเฉพาะว่าจดบริษัทได้หรือไม่ แต่ควรวางแผนว่าหลังจดทะเบียนแล้วบริษัทจะออกเอกสาร รับเงิน จ่ายเงิน ทำบัญชี และยื่นภาษีอย่างไร
สรุป
การจดทะเบียนบริษัทต้องเตรียมมากกว่าชื่อบริษัทและสำเนาบัตรประชาชน ผู้ประกอบการต้องวางแผนเรื่องผู้ถือหุ้น สัดส่วนหุ้น ทุนจดทะเบียน กรรมการ อำนาจลงนาม ที่ตั้งสำนักงานใหญ่ วัตถุประสงค์ และระบบบัญชีหลังจัดตั้ง
การตกลงรายละเอียดให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นจะช่วยลดการแก้ไขเอกสาร ลดความขัดแย้งระหว่างผู้ถือหุ้น และช่วยให้บริษัทเริ่มดำเนินงานได้อย่างเป็นระบบ
หากไม่แน่ใจว่าธุรกิจควรจดทะเบียนในรูปแบบใด ควรกำหนดทุนเท่าไร หรือต้องเตรียมเอกสารเพิ่มเติมหรือไม่ สามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและการจดทะเบียนก่อนยื่นคำขอ เพื่อให้ข้อมูลสอดคล้องกับรูปแบบธุรกิจและแผนการดำเนินงานจริง
ติดต่อ Srithon Accounting
กำลังวางแผนเปิดบริษัท แต่ยังไม่แน่ใจว่าต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง?
Srithon Accounting ให้บริการให้คำปรึกษาด้านการจดทะเบียนธุรกิจ การวางระบบเอกสาร การทำบัญชี และการยื่นภาษีสำหรับผู้ประกอบการในหาดใหญ่ จังหวัดสงขลา และพื้นที่ใกล้เคียง
เราช่วยตรวจสอบข้อมูลเบื้องต้น เตรียมเอกสาร และแนะนำสิ่งที่บริษัทต้องดำเนินการหลังจดทะเบียน เพื่อให้คุณเริ่มต้นธุรกิจได้อย่างเป็นระบบและลดความกังวลด้านบัญชีและภาษี
[ปุ่ม CTA: ปรึกษาเรื่องจดทะเบียนบริษัท]
[ปุ่ม CTA: ติดต่อ Srithon Accounting]
คำถามที่พบบ่อย
จดทะเบียนบริษัทต้องมีหุ้นส่วนกี่คน?
บริษัทจำกัดต้องมีผู้เริ่มก่อการอย่างน้อย 2 คน โดยแต่ละคนต้องจองซื้อหุ้นอย่างน้อยคนละ 1 หุ้น จากนั้นจึงดำเนินการจัดตั้งบริษัทตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนด
คนเดียวจดทะเบียนบริษัทได้หรือไม่?
ปัจจุบันการจัดตั้งบริษัทจำกัดทั่วไปยังต้องมีผู้เริ่มก่อการอย่างน้อย 2 คน จึงไม่สามารถจัดตั้งบริษัทจำกัดโดยมีผู้ถือหุ้นเพียงคนเดียวตั้งแต่เริ่มต้นได้
จดทะเบียนบริษัทต้องมีเงินหนึ่งล้านบาทหรือไม่?
กฎหมายไม่ได้กำหนดว่าบริษัททั่วไปทุกแห่งต้องมีทุนจดทะเบียน 1 ล้านบาทเท่ากัน ผู้ประกอบการควรกำหนดทุนให้เหมาะกับลักษณะธุรกิจ เงินทุนที่ใช้จริง เงื่อนไขใบอนุญาต และแผนการดำเนินงาน
บ้านพักอาศัยใช้เป็นที่ตั้งบริษัทได้หรือไม่?
สามารถใช้ได้ในหลายกรณี แต่ต้องมีสิทธิใช้สถานที่อย่างถูกต้อง หากไม่ได้เป็นเจ้าของสถานที่ควรได้รับความยินยอมจากเจ้าของ และควรตรวจสอบข้อจำกัดของหมู่บ้าน อาคาร สัญญาเช่า หรือกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับกิจการนั้นด้วย
จดบริษัทแล้วต้องจด VAT ทันทีหรือไม่?
ไม่จำเป็นต้องจด VAT ทุกบริษัททันที หน้าที่จดทะเบียนขึ้นอยู่กับประเภทกิจการ รายรับ และเงื่อนไขตามกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม อย่างไรก็ตาม บริษัทสามารถพิจารณาจดโดยสมัครใจได้หากเข้าเงื่อนไข
บริษัทไม่มีรายได้ต้องทำบัญชีหรือไม่?
ต้องทำบัญชีและดำเนินการตามหน้าที่ของนิติบุคคล แม้บริษัทจะยังไม่มีรายได้ เพราะอาจมีรายการค่าใช้จ่าย เงินลงทุน รายการธนาคาร และหน้าที่ในการยื่นแบบหรืองบการเงินตามรอบบัญชี
หลังจดบริษัทต้องมีนักบัญชีหรือไม่?
บริษัทมีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมาย จึงควรมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติถูกต้องดูแลตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อช่วยจัดระบบเอกสาร บันทึกรายการ และตรวจสอบกำหนดการยื่นภาษี
จดทะเบียนบริษัทใช้เวลากี่วัน?
ระยะเวลาขึ้นอยู่กับความครบถ้วนของข้อมูล การอนุมัติชื่อ การลงลายมือชื่อ และการตรวจสอบของเจ้าหน้าที่ หากเอกสารมีข้อผิดพลาดหรือข้อมูลไม่ตรงกัน อาจต้องใช้เวลาแก้ไขเพิ่มเติม
จดทะเบียนบริษัทออนไลน์ได้หรือไม่?
สามารถดำเนินการผ่านระบบจดทะเบียนนิติบุคคลดิจิทัล DBD Biz Regist ซึ่งรองรับการยื่นคำขอ ลงลายมือชื่อ ชำระค่าธรรมเนียม และดาวน์โหลดเอกสารตามขั้นตอนของระบบ
แหล่งอ้างอิง
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: ระบบจดทะเบียนนิติบุคคลดิจิทัล DBD Biz Regist
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: คู่มือและสื่อแนะนำการจดทะเบียน
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: กฎหมายเกี่ยวกับจำนวนผู้เริ่มก่อการและหนังสือบริคณห์สนธิ
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: กฎกระทรวงเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมการจดทะเบียน
ติดต่อ Srithon Accounting
- ที่อยู่: 342 ถนนธรรมนูญวิถี ตำบลหาดใหญ่ อำเภอหาดใหญ่ จังหวัดสงขลา 90110 (สำนักงานใหญ่)
- โทรศัพท์: 061 789 9491
- เวลาทำการ: 08.00-17.00 น.
- LINE: @srithonaccounting
- E-mail: srithon.office@gmail.com
- Facebook: ศรีธร ที่ปรึกษาการเงินและการบัญชี by Srithon Accounting
- TikTok: srithonaccounting
- เว็บไซต์: www.srithonaccounting.com
