เมื่อดำเนินธุรกิจครบหนึ่งรอบระยะเวลาบัญชี บริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลต้องนำข้อมูลที่เกิดขึ้นตลอดรอบปีมาจัดทำบัญชี ตรวจสอบยอด ปรับปรุงรายการ และจัดทำงบการเงินเพื่อสะท้อนฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานของกิจการ กระบวนการดังกล่าวมักเรียกกันว่า “ปิดงบการเงิน” หรือ “ปิดงบประจำปี”
การปิดงบจึงไม่ได้หมายถึงการนำรายรับมาหักรายจ่ายเพื่อหากำไรเพียงอย่างเดียว แต่ต้องตรวจสอบข้อมูลหลายส่วน เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ ทรัพย์สิน ค่าใช้จ่าย ภาษี และเอกสารประกอบรายการต่าง ๆ ก่อนนำไปจัดทำงบการเงินและดำเนินการตามหน้าที่ของนิติบุคคล
สำหรับบริษัทจำกัด กรมพัฒนาธุรกิจการค้าระบุว่าต้องนำงบการเงินเสนอให้ที่ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นอนุมัติภายใน 4 เดือนนับแต่วันปิดบัญชี และนำส่งงบการเงินภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่ได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่
ดังนั้น หากเจ้าของกิจการรวบรวมเอกสารไว้ตั้งแต่ระหว่างปี การปิดงบจะง่ายกว่าการตามหาเอกสารย้อนหลังเมื่อใกล้ถึงกำหนดอย่างมาก
หัวข้อ
ปิดงบการเงินคืออะไร
การปิดงบการเงิน คือกระบวนการรวบรวม ตรวจสอบ และปรับปรุงข้อมูลบัญชีของกิจการเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี เพื่อให้สามารถจัดทำงบการเงินที่สะท้อนข้อมูลของกิจการในรอบนั้นได้
ในทางปฏิบัติจะมีการตรวจสอบว่ารายการที่เกิดขึ้นตลอดปีถูกบันทึกครบหรือไม่ เช่น
- รายได้จากการขายสินค้าและให้บริการ
- ค่าใช้จ่ายของกิจการ
- เงินสดและเงินฝากธนาคาร
- ลูกหนี้การค้า
- เจ้าหนี้การค้า
- สินค้าคงเหลือ
- ทรัพย์สินของกิจการ
- เงินกู้และหนี้สิน
- ภาษีที่เกี่ยวข้อง
- เงินเดือนและค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงาน
จากนั้นจึงนำข้อมูลมาปรับปรุงและจัดทำงบการเงินตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ก่อนนำไปใช้ประกอบการยื่นงบการเงินและแบบภาษีประจำปีของนิติบุคคล
กรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีระบบ DBD e-Filing สำหรับการนำส่งงบการเงินและสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นทางอิเล็กทรอนิกส์
ปิดงบกับทำบัญชีรายเดือนต่างกันอย่างไร
สองเรื่องนี้เกี่ยวข้องกัน แต่ไม่ใช่สิ่งเดียวกัน
ทำบัญชีรายเดือน เป็นการรวบรวมและบันทึกรายการที่เกิดขึ้นระหว่างปี เช่น รายได้ ค่าใช้จ่าย ภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และรายการอื่นตามกิจกรรมของธุรกิจ
ส่วน ปิดงบการเงิน เป็นการตรวจสอบภาพรวมเมื่อสิ้นสุดรอบบัญชี เพื่อให้ยอดบัญชีต่าง ๆ ถูกต้องและพร้อมสำหรับการจัดทำงบการเงินประจำปี
ดังนั้นธุรกิจที่จัดทำบัญชีและส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีอย่างสม่ำเสมอระหว่างปี มักมีข้อมูลพร้อมตรวจสอบมากกว่ากิจการที่นำเอกสารทั้งหมดมารวมกันในช่วงปลายปี
Srithon Accounting มีแพ็กเกจบัญชีรายเดือนที่รวมงานเกี่ยวกับ ภ.ง.ด.50 ภ.ง.ด.51 และการยื่นงบการเงินต่อกระทรวงพาณิชย์ไว้ตามขอบเขตของแต่ละแพ็กเกจ
บริษัทต้องปิดงบทุกปีหรือไม่
บริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องจัดทำงบการเงินตามรอบระยะเวลาบัญชีและนำส่งตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า แม้กิจการบางแห่งจะมีธุรกรรมไม่มากก็ตาม
ดังนั้นการที่บริษัท
- ไม่มีรายได้
- มีรายได้น้อย
- ยังไม่ได้เริ่มขายจริง
- เปิดบริษัทช่วงปลายปี
- หรือมีรายการไม่กี่รายการ
ไม่ได้หมายความว่าเจ้าของกิจการควรละเลยเรื่องบัญชีและงบการเงิน
กรณีเฉพาะควรให้ผู้จัดทำบัญชีตรวจสอบวันเริ่มรอบบัญชี สถานะของนิติบุคคล และหน้าที่ที่เกี่ยวข้องก่อน
ปิดงบการเงินต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง
เอกสารที่ต้องใช้แตกต่างกันไปตามลักษณะกิจการ แต่โดยทั่วไปเจ้าของบริษัทควรเตรียมข้อมูลอย่างน้อยในกลุ่มต่อไปนี้
1. เอกสารรายได้และการขาย
เอกสารรายได้เป็นข้อมูลสำคัญในการตรวจสอบรายได้ของกิจการตลอดรอบปี
ตัวอย่างเช่น
- ใบกำกับภาษีขาย
- ใบเสร็จรับเงิน
- ใบแจ้งหนี้
- ใบส่งของ
- รายงานยอดขาย
- รายงานจากระบบ POS
- รายงานยอดขายจาก Marketplace
- รายงานยอดขายจากระบบออนไลน์
- หลักฐานรับชำระเงิน
- Statement ที่เกี่ยวข้องกับการรับเงิน
กิจการควรตรวจสอบว่ารายได้ที่เกิดขึ้นสอดคล้องกับเอกสารขายและยอดเงินที่ได้รับจริงหรือไม่ เพื่อให้สามารถตรวจสอบรายการในบัญชีได้ครบถ้วน
2. เอกสารค่าใช้จ่ายและการซื้อ
ควรรวบรวมเอกสารค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ เช่น
- ใบกำกับภาษีซื้อ
- ใบเสร็จรับเงิน
- ใบแจ้งหนี้จาก Supplier
- ใบสำคัญจ่าย
- หลักฐานโอนเงิน
- ค่าเช่าสำนักงาน
- ค่าสาธารณูปโภค
- ค่าโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ต
- ค่าโฆษณา
- ค่าขนส่ง
- ค่าบริการ
- ค่าที่ปรึกษา
- ค่าใช้จ่ายสำนักงาน
สิ่งสำคัญคือเอกสารควรสามารถเชื่อมโยงได้ว่าเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ และควรเก็บหลักฐานประกอบให้ครบตามลักษณะของรายการ
3. Statement ธนาคารทุกบัญชีของบริษัท
Statement เป็นหนึ่งในเอกสารสำคัญที่ใช้ตรวจสอบการเคลื่อนไหวของเงินในบัญชีธนาคาร
ควรส่ง Statement ของ
- บัญชีกระแสรายวัน
- บัญชีออมทรัพย์
- บัญชีที่รับเงินจากลูกค้า
- บัญชีที่ใช้จ่ายค่าใช้จ่ายธุรกิจ
- บัญชีฝากประจำของบริษัท หากมี
และควรส่งให้ครบช่วงตั้งแต่ต้นรอบบัญชีจนถึงวันสุดท้ายของรอบบัญชี
หากบริษัทใช้หลายบัญชี ควรแจ้งสำนักงานบัญชีทุกบัญชีที่เกี่ยวข้องกับกิจการ
4. เงินสดย่อยและรายการที่เจ้าของสำรองจ่าย
ธุรกิจขนาดเล็กมักมีค่าใช้จ่ายบางรายการที่เจ้าของหรือกรรมการออกเงินส่วนตัวไปก่อน เช่น
- ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน
- ค่าเดินทาง
- ค่าขนส่ง
- ค่าวัสดุ
- ค่าใช้จ่ายเร่งด่วน
ควรแยกรายการเหล่านี้ให้ชัด และเก็บเอกสารประกอบไว้ เพราะหากมีเงินส่วนตัวกับเงินของบริษัทปะปนกันจำนวนมาก จะทำให้การตรวจสอบยอดปลายปีซับซ้อนขึ้น
5. ลูกหนี้การค้า
หากบริษัทขายสินค้าให้ลูกค้าแบบเครดิต หรือออกใบแจ้งหนี้แล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน ณ วันสิ้นรอบบัญชี ควรจัดทำข้อมูลลูกหนี้คงเหลือ
ตัวอย่างข้อมูลที่ควรมี ได้แก่
- ชื่อลูกค้า
- เลขที่ใบแจ้งหนี้
- วันที่ออกเอกสาร
- จำนวนเงิน
- ยอดที่ชำระแล้ว
- ยอดคงเหลือ
- วันที่คาดว่าจะได้รับเงิน
ข้อมูลนี้ช่วยให้สำนักงานบัญชีตรวจสอบยอดลูกหนี้ ณ วันสิ้นรอบบัญชีได้ง่ายขึ้น
6. เจ้าหนี้การค้า
เช่นเดียวกับลูกหนี้ หากบริษัทซื้อสินค้าหรือรับบริการแล้วแต่ยังไม่ได้ชำระเงินทั้งหมด ควรจัดทำรายละเอียดเจ้าหนี้
ควรมีข้อมูล เช่น
- ชื่อ Supplier
- เลขที่ใบแจ้งหนี้
- วันที่
- จำนวนเงิน
- ยอดชำระแล้ว
- ยอดค้างชำระ
เจ้าของกิจการไม่ควรพิจารณาเฉพาะรายการที่ “จ่ายเงินแล้ว” เพราะในการจัดทำบัญชียังอาจมีรายการที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้ชำระเงิน ณ วันสิ้นรอบบัญชี
7. รายงานสินค้าคงเหลือหรือ Stock
สำหรับธุรกิจขายสินค้า ส่วนนี้สำคัญมาก
ควรจัดทำรายการสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นรอบบัญชี เช่น
| รายการ | จำนวน | หน่วย | ต้นทุนต่อหน่วย | มูลค่ารวม |
|---|---|---|---|---|
| สินค้า A | 100 | ชิ้น | … | … |
| สินค้า B | 50 | ชิ้น | … | … |
ข้อมูล Stock มีผลต่อการคำนวณต้นทุนและผลประกอบการของกิจการ จึงควรตรวจนับและจัดทำข้อมูลให้ใกล้เคียงกับสินค้าคงเหลือจริงมากที่สุด
แพ็กเกจบัญชีรายเดือนของ Srithon Accounting สำหรับธุรกิจขายสินค้าระบุการดูแลรายการ Stock ไว้ในขอบเขตบริการด้วย
8. รายการทรัพย์สินของบริษัท
หากบริษัทซื้อทรัพย์สินมาใช้ในกิจการ ควรจัดทำรายละเอียดแยกจากค่าใช้จ่ายทั่วไป เช่น
- คอมพิวเตอร์
- เครื่องจักร
- รถยนต์
- เฟอร์นิเจอร์
- เครื่องใช้สำนักงาน
- อุปกรณ์
- อาคารหรือสิ่งปลูกสร้าง
ควรเก็บใบกำกับภาษี ใบเสร็จ สัญญาซื้อขาย และหลักฐานการชำระเงินไว้ เพื่อให้ผู้จัดทำบัญชีสามารถตรวจสอบการบันทึกทรัพย์สินและรายการที่เกี่ยวข้องได้
9. สัญญาเงินกู้และภาระหนี้สิน
หากกิจการมีเงินกู้หรือหนี้สินอื่น ควรเตรียม เช่น
- สัญญากู้เงิน
- ตารางผ่อนชำระ
- Statement เงินกู้
- รายละเอียดดอกเบี้ย
- หนังสือยืนยันยอด
- หลักฐานการชำระเงินต้นและดอกเบี้ย
รวมถึงกรณีกรรมการหรือผู้ถือหุ้นให้บริษัทกู้เงิน หรือบริษัทให้บุคคลที่เกี่ยวข้องยืมเงิน ควรแจ้งสำนักงานบัญชีด้วย
10. เอกสารเกี่ยวกับเงินเดือนและพนักงาน
สำหรับกิจการที่มีพนักงาน ควรจัดเตรียมข้อมูลตลอดรอบปี เช่น
- Payroll
- เงินเดือน
- โบนัส
- ค่าคอมมิชชั่น
- ค่าล่วงเวลา
- ประกันสังคม
- ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
- เอกสารเกี่ยวกับพนักงานที่เข้า–ออก
ข้อมูลดังกล่าวควรสอดคล้องกับรายการจ่ายเงินจริงและแบบที่กิจการได้ยื่นระหว่างปี
11. เอกสารภาษีที่ยื่นระหว่างปี
ควรรวบรวมแบบภาษีและหลักฐานการยื่นไว้ให้ครบ เช่น
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม
- ภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี
- เอกสารประกันสังคม
- หลักฐานการชำระภาษี
เพราะการปิดงบต้องตรวจสอบให้ข้อมูลบัญชีสัมพันธ์กับภาษีที่กิจการได้ยื่นไว้ก่อนหน้า
หากต้องการทำความเข้าใจเรื่องภาษีประจำปีเพิ่มเติม สามารถอ่าน ภ.ง.ด.50 คืออะไร? ใครต้องยื่น และต่างจาก ภ.ง.ด.51 อย่างไร ซึ่งเป็นหัวข้อใน Content Cluster ของ Srithon Accounting
12. เอกสารทะเบียนบริษัทที่มีการเปลี่ยนแปลงระหว่างปี
หากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของนิติบุคคล ควรส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี เช่น
- เปลี่ยนกรรมการ
- เปลี่ยนที่ตั้งสำนักงาน
- เพิ่มหรือลดทุน
- เปลี่ยนผู้ถือหุ้น
- เพิ่มวัตถุประสงค์
- เปิดหรือปิดสาขา
- เปลี่ยนข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้องกับกิจการ
เพื่อให้ข้อมูลที่ใช้จัดทำเอกสารประจำปีตรงกับสถานะล่าสุดของบริษัท
Checklist เอกสารปิดงบแบบย่อ
ก่อนส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี เจ้าของกิจการสามารถตรวจสอบตามรายการนี้ได้
- เอกสารขายครบทั้งปี
- เอกสารซื้อและค่าใช้จ่ายครบ
- Statement ธนาคารครบทุกบัญชี
- รายละเอียดเงินสดและเงินสำรองจ่าย
- รายชื่อลูกหนี้คงเหลือ
- รายชื่อเจ้าหนี้คงเหลือ
- Stock ณ วันสิ้นรอบบัญชี
- รายการทรัพย์สิน
- เงินกู้และหนี้สิน
- เงินเดือนและพนักงาน
- แบบภาษีที่ยื่นระหว่างปี
- เอกสารเปลี่ยนแปลงทะเบียนบริษัท
- สัญญาสำคัญที่เกิดขึ้นระหว่างปี
กิจการแต่ละประเภทอาจต้องใช้เอกสารเพิ่มจากรายการนี้ จึงควรให้ผู้จัดทำบัญชีตรวจสอบอีกครั้งตามธุรกิจจริง
ขั้นตอนการปิดงบการเงินโดยทั่วไป
ขั้นตอนที่ 1 รวบรวมเอกสาร
รวบรวมเอกสารทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนถึงวันสิ้นรอบบัญชี และแยกประเภทให้ชัดเจน
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบความครบถ้วน
สำนักงานบัญชีตรวจสอบว่ามีเดือนใด เอกสารใด หรือข้อมูลส่วนใดขาดหรือไม่
หากพบข้อมูลไม่ครบ จะติดต่อเจ้าของกิจการเพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบยอดบัญชี
ตรวจสอบรายการ เช่น
- เงินฝากธนาคาร
- ลูกหนี้
- เจ้าหนี้
- Stock
- ทรัพย์สิน
- เงินกู้
- รายได้
- ค่าใช้จ่าย
- ภาษี
เพื่อให้ยอด ณ วันสิ้นรอบบัญชีสัมพันธ์กับหลักฐานที่มี
ขั้นตอนที่ 4 บันทึกรายการปรับปรุง
เมื่อสิ้นรอบบัญชี อาจมีรายการที่ต้องปรับปรุงเพื่อให้ข้อมูลอยู่ในงวดที่เหมาะสม เช่น รายการค้างรับ ค้างจ่าย หรือรายการเกี่ยวกับทรัพย์สิน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงและหลักการบัญชีที่ใช้กับกิจการ
ขั้นตอนที่ 5 จัดทำงบการเงิน
หลังจากข้อมูลพร้อมแล้ว จึงนำไปจัดทำงบการเงินตามรูปแบบและมาตรฐานที่กิจการใช้
ขั้นตอนที่ 6 ดำเนินการตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง
สำหรับบริษัทจำกัด งบการเงินต้องถูกนำเสนอให้ที่ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นอนุมัติภายใน 4 เดือนนับแต่วันปิดบัญชี และนำส่งต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 1 เดือนนับจากวันที่ได้รับอนุมัติ
ปัจจุบันกรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีระบบ DBD e-Filing สำหรับการนำส่งงบการเงินทางอิเล็กทรอนิกส์
ขั้นตอนที่ 7 ยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี
สำหรับแบบ ภ.ง.ด.50 กรมสรรพากรกำหนดหลักทั่วไปให้ยื่นภายใน 150 วันนับแต่วันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี
ดังนั้น “ยื่นงบการเงิน” กับ “ยื่น ภ.ง.ด.50” จึงเป็นคนละหน้าที่และมีกรอบเวลาที่ต้องตรวจสอบแยกกัน
ปิดงบเดือนอะไร
หลายคนเข้าใจว่าทุกบริษัทต้องปิดงบวันที่ 31 ธันวาคม แต่จริง ๆ แล้วควรดู วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีของกิจการ เป็นหลัก
สำหรับกิจการที่ใช้รอบปีปฏิทิน วันที่สิ้นรอบบัญชีจะเป็นวันที่ 31 ธันวาคม แต่กิจการบางแห่งอาจมีรอบระยะเวลาบัญชีที่ต่างออกไปตามกรณี
จึงไม่ควรจำกำหนดวันจากบริษัทอื่นมาใช้กับกิจการของตนเองโดยไม่ตรวจสอบวันสิ้นรอบบัญชีจริง
ถ้าปิดงบ 31 ธันวาคม ต้องทำอะไรต่อ
ตัวอย่างสำหรับบริษัทจำกัดที่มีวันปิดบัญชี 31 ธันวาคม โดยหลักจาก DBD บริษัทต้องนำงบการเงินเสนอที่ประชุมใหญ่ภายใน 4 เดือนนับแต่วันปิดบัญชี และหลังจากงบได้รับอนุมัติ ต้องยื่นงบภายใน 1 เดือน
ส่วนแบบ ภ.ง.ด.50 ใช้หลัก 150 วันนับแต่วันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี
อย่างไรก็ตาม วันครบกำหนดจริงอาจได้รับผลจากวันหยุดหรือมาตรการขยายเวลาบางปี จึงควรตรวจสอบประกาศของ DBD และกรมสรรพากรสำหรับปีนั้นก่อนยื่น
ปิดงบใช้เวลานานแค่ไหน
ไม่มีระยะเวลาตายตัว เพราะขึ้นอยู่กับความพร้อมของข้อมูลของแต่ละกิจการ
สิ่งที่ทำให้งานใช้เวลามากขึ้นมักเป็น เช่น
- เอกสารไม่ครบ
- Statement ขาดบางเดือน
- ไม่ทราบยอด Stock
- รายการเงินเข้าออกอธิบายไม่ได้
- ใช้บัญชีส่วนตัวปะปนกับบริษัท
- ลูกหนี้และเจ้าหนี้ไม่ตรง
- ไม่มีทะเบียนทรัพย์สิน
- ภาษีที่เคยยื่นไม่สัมพันธ์กับเอกสาร
- มีรายการย้อนหลังจำนวนมาก
ดังนั้นถ้าต้องการให้ปิดงบได้ราบรื่น ควรเริ่มตรวจสอบเอกสารก่อนถึงกำหนด ไม่ใช่รอจนถึงช่วงสุดท้าย
ทำไมสำนักงานบัญชีขอเอกสารเพิ่มตอนปิดงบ
เจ้าของกิจการบางรายอาจสงสัยว่า “ส่งเอกสารทุกเดือนไปแล้ว ทำไมสิ้นปียังถามเพิ่มอีก”
เหตุผลคือข้อมูลบางอย่างจะเห็นชัดเมื่อมองยอดปลายปี เช่น
- เงินในธนาคารไม่ตรง
- ลูกหนี้ค้างรับ
- เจ้าหนี้ที่ยังไม่ชำระ
- Stock
- เงินกรรมการ
- ทรัพย์สิน
- เงินกู้
- ค่าใช้จ่ายที่ยังไม่มีเอกสาร
- รายได้ที่ยังไม่ได้รับเงิน
การสอบถามเพิ่มจึงเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบให้บัญชีมีข้อมูลรองรับก่อนจัดทำงบ
เอกสารไม่ครบ ปิดงบได้ไหม
ควรแจ้งผู้จัดทำบัญชีทันที ไม่ควรสร้างเอกสารขึ้นใหม่เองหรือปล่อยให้สำนักงานบัญชีเดาว่ารายการนั้นคืออะไร
สำนักงานบัญชีสามารถช่วยตรวจสอบว่า
- ขาดเอกสารอะไร
- สามารถขอสำเนาจากคู่ค้าได้หรือไม่
- ต้องใช้หลักฐานอะไรประกอบ
- มีรายการใดต้องสอบถามเพิ่มเติม
เว็บไซต์ Srithon Accounting มี FAQ ระบุไว้เช่นกันว่า หากเอกสารยังไม่ครบ สามารถเริ่มปรึกษาและให้ทีมงานตรวจสอบรายการเอกสารที่ขาดได้
บริษัทเปิดใหม่ควรเตรียมเรื่องปิดงบตั้งแต่เมื่อไร
ควรเริ่มตั้งแต่วันแรกที่เริ่มมีธุรกรรม
อย่ารอให้ใกล้ปิดปีแล้วค่อยรวบรวม เพราะตลอดทั้งปีจะมีเอกสารสะสมจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ
วิธีที่ง่ายที่สุดคือ
- แยกบัญชีธนาคารบริษัทออกจากบัญชีส่วนตัว
- เก็บเอกสารซื้อ–ขายเป็นรายเดือน
- บันทึกรายการเงินที่กรรมการออกให้ก่อน
- จัด Stock อย่างสม่ำเสมอ
- เก็บสัญญาสำคัญ
- ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีตามรอบ
- ตรวจสอบภาษีแต่ละเดือน
- ติดตามรายการที่สำนักงานบัญชีสอบถาม
หากเป็นบริษัทเพิ่งจัดตั้ง สามารถอ่านต่อที่ บริษัทเปิดใหม่ต้องทำบัญชีอะไรบ้าง? คู่มือสำหรับเจ้าของธุรกิจ เพื่อวางระบบตั้งแต่เริ่มกิจการ โดยเว็บไซต์มีหัวข้อนี้อยู่ในโครง Content ของ Srithon Accounting แล้ว
ปิดงบการเงินกับ ภ.ง.ด.50 เกี่ยวข้องกันอย่างไร
งบการเงินกับ ภ.ง.ด.50 มีความสัมพันธ์กัน แต่ไม่ควรใช้คำว่าเป็นสิ่งเดียวกัน
งบการเงิน เป็นรายงานทางการเงินของกิจการ ขณะที่ ภ.ง.ด.50 เป็นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี
กรมสรรพากรกำหนดให้ยื่น ภ.ง.ด.50 ภายใน 150 วันนับแต่วันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี
กิจการจึงต้องวางแผนงานบัญชีและภาษีให้ทันทั้งกำหนดของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร
ปิดงบล่าช้าเกิดจากอะไรบ่อยที่สุด
เอกสารมาทีเดียวตอนสิ้นปี
เมื่อมีเอกสารหลายร้อยรายการที่ไม่เคยจัดหมวดหมู่ การตรวจสอบย้อนหลังย่อมใช้เวลามากขึ้น
Statement ไม่ครบ
ทำให้ไม่สามารถติดตามรายการเงินเข้า–ออกบางช่วงได้อย่างต่อเนื่อง
ไม่ทราบว่าเงินเข้ามาจากอะไร
โดยเฉพาะบัญชีที่มี Transfer จำนวนมากแต่ไม่มีคำอธิบายรายการ
ไม่ตรวจนับ Stock
ธุรกิจขายสินค้าควรสามารถระบุ Stock คงเหลือ ณ วันสิ้นรอบบัญชีได้
เงินส่วนตัวกับเงินบริษัทปะปนกัน
ทำให้ต้องตรวจสอบทีละรายการว่าเป็นเงินของบริษัท เงินกรรมการ หรือค่าใช้จ่ายส่วนตัว
ไม่มีข้อมูลลูกหนี้หรือเจ้าหนี้
ยอดตามบัญชีจึงไม่สามารถยืนยันกับข้อมูลจริงได้ง่าย
เอกสารภาษีไม่ครบ
หากแบบที่ยื่นระหว่างปีกับข้อมูลที่ส่งสำนักงานบัญชีไม่ตรงกัน จะต้องตรวจสอบย้อนหลังเพิ่มเติม
จ้างสำนักงานบัญชีปิดงบ ต้องส่งข้อมูลตอนไหน
ไม่ควรรอวันใกล้ครบกำหนด
ทางที่ดีควรประสานงานกับสำนักงานบัญชีทันทีหลังสิ้นรอบบัญชี หรือตามกำหนดที่สำนักงานบัญชีกำหนด เพื่อมีเวลาสำหรับ
- ตรวจเอกสาร
- ขอเอกสารเพิ่ม
- ยืนยันยอด
- แก้ไขข้อมูล
- ตรวจ Stock
- จัดทำงบการเงิน
- ดำเนินขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง
หากทำบัญชีรายเดือนอยู่แล้ว กระบวนการมักต่อเนื่องกว่าการนำข้อมูลทั้งปีมาเริ่มจัดในคราวเดียว
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการปิดงบการเงิน
ปิดงบการเงินคืออะไร?
คือกระบวนการตรวจสอบและปรับปรุงข้อมูลบัญชีของกิจการเมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี เพื่อจัดทำงบการเงินและดำเนินหน้าที่ประจำปีที่เกี่ยวข้อง
บริษัทไม่มีรายได้ต้องปิดงบไหม?
การไม่มีรายได้ไม่ได้แปลว่าไม่มีหน้าที่ด้านบัญชีและงบการเงิน นิติบุคคลยังควรตรวจสอบหน้าที่ในการจัดทำและนำส่งงบตามสถานะของกิจการ
บริษัทจำกัดต้องยื่นงบเมื่อไร?
กรมพัฒนาธุรกิจการค้าระบุให้บริษัทจำกัดนำงบเสนอต่อที่ประชุมใหญ่ภายใน 4 เดือนนับแต่วันปิดบัญชี และยื่นงบภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่งบได้รับอนุมัติ
ภ.ง.ด.50 ต้องยื่นเมื่อไร?
กรมสรรพากรกำหนดหลักทั่วไปให้ยื่นภายใน 150 วันนับแต่วันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี
เอกสารปิดงบที่สำคัญที่สุดมีอะไรบ้าง?
โดยทั่วไปควรมีเอกสารรายได้ ค่าใช้จ่าย Statement ธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ Stock ทรัพย์สิน เงินกู้ เงินเดือน ภาษี และเอกสารทะเบียนบริษัทที่เกี่ยวข้อง รายการจริงอาจเพิ่มหรือลดตามประเภทกิจการ
เอกสารไม่ครบสามารถปรึกษาสำนักงานบัญชีก่อนได้ไหม?
ได้ โดย Srithon Accounting ระบุว่าสามารถให้ทีมงานช่วยตรวจสอบและแจ้งรายการเอกสารที่ยังขาดก่อนดำเนินงานได้
ปิดงบกับยื่นงบเหมือนกันหรือไม่?
ไม่เหมือนกัน การปิดงบเป็นกระบวนการเตรียมและตรวจสอบข้อมูลบัญชีเพื่อจัดทำงบ ส่วนการยื่นงบเป็นขั้นตอนนำส่งงบการเงินตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งปัจจุบันมีระบบ DBD e-Filing รองรับ
สรุป ปิดงบการเงินต้องเตรียมอะไร
การ ปิดงบการเงิน จะง่ายหรือยากขึ้นอยู่กับคุณภาพของเอกสารที่กิจการจัดเก็บมาตลอดทั้งปี
เจ้าของบริษัทควรเตรียมอย่างน้อย
- เอกสารรายได้
- เอกสารค่าใช้จ่าย
- Statement ธนาคาร
- ลูกหนี้
- เจ้าหนี้
- Stock
- ทรัพย์สิน
- เงินกู้
- เงินเดือน
- ภาษี
- เอกสารทะเบียนบริษัท
- เอกสารประกอบรายการสำคัญ
ยิ่งส่งข้อมูลครบและเป็นระบบเร็วเท่าไร ผู้จัดทำบัญชีก็ยิ่งมีเวลาตรวจสอบรายการที่ผิดปกติหรือขาดหายก่อนถึงกำหนดมากขึ้น
สำหรับบริษัทจำกัด ต้องคำนึงทั้งกำหนดการอนุมัติและยื่นงบต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า รวมถึงกำหนดยื่น ภ.ง.ด.50 ต่อกรมสรรพากร ซึ่งเป็นหน้าที่คนละส่วนกัน
Srithon Accounting ให้บริการทำบัญชีรายเดือน ภาษี และงานเกี่ยวกับงบการเงินสำหรับผู้ประกอบการ โดยแพ็กเกจบัญชีของเว็บไซต์มีรายการยื่นงบการเงินและภาษีนิติบุคคลประจำปีอยู่ในขอบเขตบริการตามแพ็กเกจ
หากเอกสารยังไม่ครบหรือไม่แน่ใจว่าต้องส่งอะไร สามารถรวบรวมเอกสารที่มีอยู่ก่อนแล้วให้ทีมงานช่วยตรวจสอบรายการที่ยังขาดได้
หมายเหตุ: บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ กำหนดเวลาและข้อกำหนดอาจแตกต่างตามประเภทนิติบุคคล รอบบัญชี และประกาศที่ใช้บังคับในแต่ละช่วง ควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรมสรรพากร หรือผู้ประกอบวิชาชีพก่อนดำเนินการครับ
ติดต่อ Srithon Accounting
- ที่อยู่: 342 ถนนธรรมนูญวิถี ตำบลหาดใหญ่ อำเภอหาดใหญ่ จังหวัดสงขลา 90110 (สำนักงานใหญ่)
- โทรศัพท์: 061 789 9491
- เวลาทำการ: 08.00-17.00 น.
- LINE: @srithonaccounting
- E-mail: srithon.office@gmail.com
- Facebook: ศรีธร ที่ปรึกษาการเงินและการบัญชี by Srithon Accounting
- TikTok: srithonaccounting
- เว็บไซต์: www.srithonaccounting.com
