การจดทะเบียนบริษัทสำเร็จไม่ได้หมายความว่าหน้าที่ของเจ้าของธุรกิจสิ้นสุดลง เพราะนับตั้งแต่วันที่บริษัทได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล บริษัทจะเริ่มมีหน้าที่ด้านบัญชี ภาษี เอกสาร และการนำส่งงบการเงินตามกฎหมาย

เจ้าของธุรกิจจำนวนไม่น้อยเข้าใจว่า หากบริษัทยังไม่มีรายได้ ไม่มีการเคลื่อนไหว หรือยังไม่ได้เริ่มขายสินค้า ก็ไม่จำเป็นต้องทำบัญชีหรือยื่นภาษี ความเข้าใจดังกล่าวอาจทำให้เกิดปัญหาตามมา เช่น ยื่นแบบล่าช้า เอกสารไม่ครบ เสียเงินเพิ่ม หรือไม่สามารถปิดงบการเงินได้ตามกำหนด

บทความนี้จะอธิบายว่า บริษัทเปิดใหม่ต้องทำบัญชีอะไรบ้าง ต้องยื่นภาษีประเภทใด และควรเตรียมเอกสารอย่างไร เพื่อให้เจ้าของกิจการเริ่มต้นธุรกิจได้อย่างเป็นระบบ

ข้อมูล SEO

SEO Title: บริษัทเปิดใหม่ต้องทำบัญชีและยื่นภาษีอะไรบ้าง?

Meta Description: บริษัทเปิดใหม่ต้องทำบัญชีและยื่นภาษีอะไรบ้าง? รวมหน้าที่สำคัญ ภาษีรายเดือน ภาษีครึ่งปี ภาษีประจำปี VAT ประกันสังคม และเอกสารที่ต้องเตรียม

คีย์เวิร์ดหลัก: บริษัทเปิดใหม่ต้องทำบัญชีอะไรบ้าง

คีย์เวิร์ดรอง:

• บริษัทเปิดใหม่ต้องยื่นภาษีอะไรบ้าง
• ภาษีบริษัทเปิดใหม่
• ทำบัญชีบริษัท
• เอกสารบัญชีบริษัท
• รับทำบัญชีบริษัท
• สำนักงานบัญชีหาดใหญ่
• รับทำบัญชีหาดใหญ่

Slug: /new-company-accounting-tax-guide/

บริษัทเปิดใหม่ต้องเริ่มทำบัญชีเมื่อไร?

บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนต้องเริ่มจัดทำบัญชีนับตั้งแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ไม่ใช่วันที่เริ่มมีรายได้หรือวันที่เปิดขายสินค้าเป็นวันแรก

ดังนั้น แม้บริษัทจะเพิ่งจดทะเบียนและยังไม่มีรายได้ บริษัทก็ควรจัดเก็บเอกสารและบันทึกรายการที่เกิดขึ้นตั้งแต่เริ่มต้น เช่น

• เงินที่ผู้ถือหุ้นชำระค่าหุ้น
• ค่าจดทะเบียนบริษัท
• ค่าเช่าสำนักงาน
• ค่าซื้ออุปกรณ์
• ค่าออกแบบโลโก้และเว็บไซต์
• ค่าบริการทางวิชาชีพ
• ค่าใช้จ่ายก่อนเริ่มดำเนินงาน
• เงินที่กรรมการสำรองจ่ายแทนบริษัท

กรมพัฒนาธุรกิจการค้าระบุว่า บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนต้องเริ่มจัดทำบัญชีนับแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล และต้องปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือนนับจากวันเริ่มทำบัญชี

การเริ่มทำบัญชีตั้งแต่วันแรกช่วยให้บริษัททราบต้นทุนที่แท้จริง แยกเงินส่วนตัวออกจากเงินบริษัท และลดปัญหาเอกสารสูญหายเมื่อถึงเวลายื่นภาษีหรือปิดงบ

บริษัทเปิดใหม่ต้องมีผู้ทำบัญชีหรือไม่?

บริษัทควรจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด เพื่อรับผิดชอบการบันทึกบัญชี ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร และจัดเตรียมข้อมูลสำหรับการยื่นภาษีและจัดทำงบการเงิน

ผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีเป็นคนละหน้าที่กัน

แม้บริษัทจะใช้บริการสำนักงานบัญชี กรรมการก็ยังควรตรวจสอบรายรับ รายจ่าย เงินสด สินค้าคงเหลือ ลูกหนี้ และเจ้าหนี้อย่างสม่ำเสมอ เพราะสำนักงานบัญชีสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องเมื่อได้รับข้อมูลที่ครบถ้วนและตรงกับความเป็นจริง

บริษัทเปิดใหม่ต้องจัดทำบัญชีอะไรบ้าง?

รายการบัญชีที่ต้องจัดทำขึ้นอยู่กับลักษณะและขนาดของกิจการ แต่โดยทั่วไปบริษัทควรมีระบบสำหรับบันทึกรายการดังต่อไปนี้

1. บัญชีรายรับ

ใช้บันทึกรายได้จากการขายสินค้าหรือให้บริการ เช่น

• ยอดขายเงินสด
• ยอดขายผ่านการโอนเงิน
• ยอดขายผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์
• รายได้ค่าบริการ
• รายได้จากสัญญาระยะยาว
• รายได้อื่นของบริษัท

ยอดเงินที่เข้าบัญชีธนาคารไม่จำเป็นต้องเป็นรายได้ทั้งหมดเสมอไป เพราะอาจเป็นเงินกู้ เงินเพิ่มทุน หรือเงินที่กรรมการนำมาสำรองใช้ในกิจการ จึงควรระบุที่มาของเงินแต่ละรายการให้ชัดเจน

2. บัญชีรายจ่าย

ใช้บันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ เช่น

• ค่าวัตถุดิบและสินค้า
• ค่าเช่าสำนักงาน
• ค่าไฟฟ้าและอินเทอร์เน็ต
• ค่าโฆษณา
• ค่าจ้างพนักงาน
• ค่าขนส่ง
• ค่าบริการออนไลน์
• ค่าซ่อมแซม
• ค่าบริการวิชาชีพ

รายจ่ายควรมีเอกสารประกอบที่ถูกต้อง และเอกสารควรออกในชื่อบริษัทพร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและที่อยู่ที่ถูกต้อง

3. บัญชีเงินสดและเงินฝากธนาคาร

บริษัทควรแยกบัญชีธนาคารของบริษัทออกจากบัญชีส่วนตัวของกรรมการ เพื่อให้ตรวจสอบที่มาของเงินได้ง่าย

ควรเก็บรายการเดินบัญชีธนาคารของทุกบัญชีที่ใช้ในกิจการ และระบุรายละเอียดของรายการที่ไม่สามารถทราบที่มาได้จากหน้ารายการเดินบัญชี เช่น

• กรรมการโอนเงินเข้าบริษัท
• บริษัทคืนเงินให้ลูกค้า
• การโอนระหว่างบัญชีของบริษัท
• การชำระเงินให้ผู้ขาย
• การถอนเงินสดไปใช้ในกิจการ

4. บัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้

หากบริษัทขายสินค้าหรือให้บริการแบบเครดิต ควรมีข้อมูลว่าใครยังค้างชำระ จำนวนเท่าไร และครบกำหนดเมื่อใด

ในทางกลับกัน หากบริษัทซื้อสินค้าหรือรับบริการก่อนแล้วชำระภายหลัง ก็ควรมีข้อมูลเจ้าหนี้เพื่อป้องกันการชำระซ้ำหรือพลาดวันครบกำหนด

5. บัญชีสินค้าและสินค้าคงเหลือ

ธุรกิจที่มีสินค้า ควรบันทึกจำนวนสินค้าที่ซื้อ ขาย รับคืน เสียหาย และเหลืออยู่ ณ วันสิ้นงวด

จำนวนสินค้าในระบบควรตรวจสอบเทียบกับสินค้าที่มีอยู่จริง เพราะสินค้าคงเหลือมีผลต่อต้นทุนขาย กำไร และงบการเงินของบริษัท

6. บัญชีทรัพย์สิน

ทรัพย์สินที่บริษัทซื้อมาใช้งาน เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องจักร รถยนต์ เฟอร์นิเจอร์ และอุปกรณ์สำนักงาน ควรบันทึกแยกจากค่าใช้จ่ายทั่วไป

ทรัพย์สินบางรายการไม่ได้บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดทันที แต่ต้องทยอยรับรู้เป็นค่าเสื่อมราคาตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

บริษัทเปิดใหม่ต้องยื่นภาษีอะไรบ้าง?

ภาษีที่บริษัทต้องยื่นไม่ได้เหมือนกันทุกแห่ง แต่ขึ้นอยู่กับรายการที่เกิดขึ้นจริง เช่น มีพนักงานหรือไม่ จ่ายค่าบริการหรือไม่ และจดทะเบียน VAT หรือยัง

แบบภาษีที่บริษัทเปิดใหม่มักพบมีดังต่อไปนี้

บริษัทไม่จำเป็นต้องยื่นทุกแบบในตารางพร้อมกัน การเลือกแบบที่ต้องยื่นต้องพิจารณาจากประเภทธุรกรรมและสถานะทางภาษีของบริษัท

1. ภาษีเงินเดือนพนักงาน แบบ ภ.ง.ด.1

หากบริษัทมีพนักงานและจ่ายเงินเดือน ค่าจ้าง โบนัส หรือเงินได้จากการจ้างงาน บริษัทอาจมีหน้าที่คำนวณและหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายของพนักงาน

จำนวนภาษีที่หักไม่ได้ใช้อัตราเดียวกับพนักงานทุกคน แต่พิจารณาจากเงินได้ ค่าใช้จ่าย ค่าลดหย่อน และข้อมูลทางภาษีของแต่ละบุคคล

บริษัทควรจัดเตรียมข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อและเลขประจำตัวประชาชนของพนักงาน
• วันที่เริ่มงาน
• เงินเดือนและค่าตอบแทน
• โบนัสและค่าคอมมิชชัน
• รายการหักต่าง ๆ
• ข้อมูลประกันสังคม
• หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่ายประจำปี

หากพนักงานคำนวณแล้วไม่มีภาษีต้องหัก บริษัทก็ควรจัดทำข้อมูลเงินเดือนและตรวจสอบหน้าที่ในการยื่นแบบให้ถูกต้อง

2. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย แบบ ภ.ง.ด.3

แบบ ภ.ง.ด.3 ใช้ในกรณีที่บริษัทจ่ายเงินได้บางประเภทให้ผู้รับซึ่งเป็นบุคคลธรรมดา และรายการนั้นอยู่ในเกณฑ์ที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย

ตัวอย่างรายการที่อาจเกี่ยวข้อง ได้แก่

• ค่าบริการ
• ค่าจ้างทำของ
• ค่าเช่า
• ค่านายหน้า
• ค่าโฆษณา
• ค่าขนส่งบางกรณี
• ค่าวิชาชีพอิสระ

อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายแตกต่างกันตามประเภทเงินได้และสถานะของผู้รับ จึงไม่ควรใช้อัตราเดียวกับค่าใช้จ่ายทุกประเภท

3. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย แบบ ภ.ง.ด.53

แบบ ภ.ง.ด.53 ใช้ในกรณีที่บริษัทจ่ายเงินได้บางประเภทให้บริษัท ห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล หรือนิติบุคคลอื่น และรายการนั้นมีหน้าที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย

ตัวอย่างเช่น

• ค่าบริการ
• ค่าจ้างทำของ
• ค่าเช่า
• ค่าโฆษณา
• ค่านายหน้า
• ค่าขนส่งบางประเภท

กรมสรรพากรแยกการนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างผู้รับที่เป็นบุคคลธรรมดาด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 และผู้รับที่เป็นนิติบุคคลด้วยแบบ ภ.ง.ด.53

เมื่อบริษัทหักภาษีไว้แล้ว ต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้แก่ผู้รับเงิน โดยข้อมูลในหนังสือรับรองต้องตรงกับแบบภาษีที่นำส่ง

4. ภาษีมูลค่าเพิ่ม แบบ ภ.พ.30

บริษัทไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT โดยอัตโนมัติทันทีที่จดบริษัท

โดยทั่วไป หากกิจการมีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการที่อยู่ในบังคับ VAT เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องยื่นคำขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มภายใน 30 วันนับแต่วันที่รายรับเกินเกณฑ์

ข้อสำคัญคือ เกณฑ์ 1.8 ล้านบาทพิจารณาจาก รายรับ ไม่ใช่กำไรสุทธิ

ตัวอย่างเช่น บริษัทมีรายรับ 2 ล้านบาท แต่มีค่าใช้จ่าย 1.7 ล้านบาท แม้กำไรจะเหลือเพียง 300,000 บาท บริษัทก็อาจถึงเกณฑ์จดทะเบียน VAT แล้ว

หลังจดทะเบียน VAT บริษัทต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบ เช่น

• ออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้อง
• จัดทำรายงานภาษีขาย
• จัดทำรายงานภาษีซื้อ
• เก็บใบกำกับภาษีซื้อ
• ตรวจสอบภาษีซื้อที่นำมาใช้ได้
• ยื่นแบบ ภ.พ.30 เป็นประจำ
• ชำระภาษีส่วนต่าง หากภาษีขายมากกว่าภาษีซื้อ

กรมสรรพากรเปิดให้ยื่นคำขอจดทะเบียน VAT ผ่านระบบออนไลน์หรือยื่นเอกสาร ณ หน่วยจดทะเบียนตามที่ตั้งสถานประกอบการ

ธุรกิจบางประเภทได้รับยกเว้น VAT หรืออยู่ภายใต้ภาษีประเภทอื่น จึงควรตรวจสอบลักษณะกิจการก่อนพิจารณาจดทะเบียน

5. ภาษีมูลค่าเพิ่มกรณีจ่ายค่าบริการต่างประเทศ แบบ ภ.พ.36

บริษัทที่ซื้อบริการจากผู้ให้บริการในต่างประเทศอาจมีหน้าที่นำส่ง VAT ด้วยแบบ ภ.พ.36 ขึ้นอยู่กับลักษณะบริการ การใช้บริการในประเทศไทย และเงื่อนไขตามกฎหมาย

รายการที่ควรนำมาตรวจสอบ เช่น

• ค่าโฆษณาบนแพลตฟอร์มต่างประเทศ
• ค่าซอฟต์แวร์
• ค่าสมาชิกระบบออนไลน์
• ค่าใช้บริการคลาวด์
• ค่าที่ปรึกษาจากต่างประเทศ
• ค่าลิขสิทธิ์
• ค่าบริการดิจิทัลอื่น

ไม่ควรสรุปว่าทุกการจ่ายเงินให้ต่างประเทศต้องยื่น ภ.พ.36 เพราะต้องพิจารณาประเภทธุรกรรม สถานที่ใช้บริการ และสถานะของผู้ให้บริการเป็นรายกรณี

นอกจากนี้ การจ่ายเงินไปต่างประเทศอาจเกี่ยวข้องกับภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามแบบอื่นด้วย จึงควรส่งใบแจ้งหนี้ สัญญา และรายละเอียดบริการให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบก่อนชำระเงิน

6. ภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี แบบ ภ.ง.ด.51

แบบ ภ.ง.ด.51 เป็นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลสำหรับครึ่งรอบระยะเวลาบัญชี โดยบริษัททั่วไปมักคำนวณจากประมาณการกำไรสุทธิของรอบบัญชี

อย่างไรก็ตาม บริษัทที่มีรอบระยะเวลาบัญชีแรกไม่ถึง 12 เดือนอาจไม่มีหน้าที่ยื่น ภ.ง.ด.51 สำหรับรอบแรกนั้น กรมสรรพากรมีคำอธิบายว่ากรณีจดตั้งบริษัทและรอบบัญชีแรกมีระยะเวลาน้อยกว่า 12 เดือน ไม่ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.51

ตัวอย่างเช่น บริษัทจดทะเบียนช่วงปลายปีและกำหนดวันสิ้นรอบบัญชีวันที่ 31 ธันวาคม รอบบัญชีแรกอาจมีระยะเวลาไม่ถึง 12 เดือน จึงต้องตรวจสอบหน้าที่ของรอบนั้นเป็นรายกรณี

แม้เป็นภาษีครึ่งปี เจ้าของธุรกิจไม่ควรรอจนใกล้วันยื่นแบบจึงเริ่มรวบรวมข้อมูล เพราะการประมาณกำไรโดยไม่มีข้อมูลรายได้และค่าใช้จ่ายที่เป็นปัจจุบันอาจทำให้ประมาณการคลาดเคลื่อน

7. ภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี แบบ ภ.ง.ด.50

ภ.ง.ด.50 เป็นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำรอบระยะเวลาบัญชี

การคำนวณภาษีไม่ได้พิจารณาจากยอดเงินที่เหลือในธนาคาร แต่พิจารณาจากกำไรสุทธิทางภาษี ซึ่งอาจแตกต่างจากกำไรทางบัญชี เนื่องจากมีรายการที่ต้องปรับปรุงตามหลักเกณฑ์ทางภาษี เช่น

• รายจ่ายที่ไม่มีเอกสารเพียงพอ
• รายจ่ายส่วนตัวของกรรมการ
• รายจ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ
• รายจ่ายต้องห้าม
• ค่าเสื่อมราคาที่คำนวณต่างจากบัญชี
• รายได้ที่ต้องรับรู้เพิ่มเติม
• ภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่สามารถนำมาใช้เป็นเครดิตได้

กรมสรรพากรกำหนดแบบ ภ.ง.ด.50 สำหรับการแสดงรายการภาษีเงินได้ของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล และแบบ ภ.ง.ด.51 สำหรับภาษีครึ่งรอบระยะเวลาบัญชี

แม้บริษัทจะขาดทุนหรือยังไม่มีรายได้ ก็ยังควรตรวจสอบหน้าที่ในการจัดทำงบการเงินและยื่นแบบประจำปี ไม่ควรสรุปเองว่าไม่มีภาษีชำระแล้วไม่ต้องยื่นแบบ

บริษัทเปิดใหม่ที่ไม่มีรายได้ต้องยื่นภาษีหรือไม่?

คำตอบคือ ต้องพิจารณาเป็นรายแบบ

การไม่มีรายได้ไม่ได้ทำให้สถานะนิติบุคคลหายไป บริษัทจึงยังมีหน้าที่ด้านบัญชีและงบการเงิน เช่น

• บันทึกรายการที่เกิดขึ้นจริง
• จัดทำบัญชี
• ปิดบัญชี
• จัดทำงบการเงิน
• ส่งงบให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ
• ประชุมผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติงบ
• ยื่นงบการเงิน
• ยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี

สำหรับแบบภาษีรายเดือน ต้องดูว่าบริษัทมีเหตุให้ต้องยื่นหรือไม่

ตัวอย่างเช่น

• ไม่มีพนักงานและไม่มีการจ่ายเงินเดือน อาจไม่มีรายการ ภ.ง.ด.1
• ไม่มีการจ่ายค่าบริการที่ต้องหักภาษี อาจไม่มีรายการ ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53
• หากจดทะเบียน VAT แล้ว โดยทั่วไปต้องดูแลการยื่นแบบ VAT ตามสถานะ แม้บางเดือนจะไม่มีการซื้อขาย
• มีค่าใช้บริการต่างประเทศ อาจต้องตรวจสอบ ภ.พ.36
• มีรายจ่ายแต่ไม่มีรายได้ ก็ยังต้องบันทึกค่าใช้จ่ายและเก็บเอกสาร

ดังนั้น “ไม่มีรายได้” กับ “ไม่มีรายการบัญชี” จึงไม่ใช่เรื่องเดียวกัน

บริษัทเปิดใหม่ต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคมหรือไม่?

หากบริษัทรับพนักงานเข้าทำงาน บริษัทต้องตรวจสอบหน้าที่ในการขึ้นทะเบียนนายจ้างและผู้ประกันตน รวมถึงการคำนวณและนำส่งเงินสมทบประกันสังคม

ข้อมูลที่ควรเตรียม ได้แก่

• หนังสือรับรองบริษัท
• ข้อมูลสถานประกอบการ
• ข้อมูลกรรมการผู้มีอำนาจ
• ข้อมูลพนักงาน
• วันที่เริ่มงาน
• อัตราค่าจ้าง
• สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
• แบบขึ้นทะเบียนที่เกี่ยวข้อง

เจ้าของธุรกิจควรแยกเรื่องภาษีเงินเดือนออกจากประกันสังคม เพราะเป็นคนละระบบและคนละหน้าที่ การยื่น ภ.ง.ด.1 ไม่ได้ทดแทนการนำส่งเงินสมทบประกันสังคม

บริษัทต้องยื่นงบการเงินเมื่อไร?

บริษัทจำกัดต้องนำงบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชี เสนอต่อที่ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติภายใน 4 เดือนนับแต่วันปิดบัญชี และนำส่งงบการเงินต่อนายทะเบียนภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่ได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่

ตัวอย่างกรณีบริษัทปิดรอบบัญชีวันที่ 31 ธันวาคม บริษัทต้องวางแผนดำเนินงานตามลำดับ ได้แก่

1. ส่งเอกสารบัญชีให้ครบ
2. ปรับปรุงและปิดบัญชี
3. จัดทำงบการเงิน
4. ส่งงบให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ
5. จัดประชุมผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติงบ
6. ยื่นงบการเงินผ่านระบบที่กำหนด
7. ยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี

ไม่ควรรอจนถึงเดือนสุดท้ายจึงเริ่มรวบรวมเอกสาร เพราะหากเอกสารไม่ครบหรือยอดบัญชีไม่ตรงกับธนาคาร อาจทำให้กระบวนการตรวจสอบล่าช้า

เอกสารที่บริษัทควรส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

การกำหนดวันส่งเอกสารประจำเดือนช่วยลดความผิดพลาดและทำให้ทราบภาษีก่อนถึงกำหนดชำระ

เอกสารรายได้

• ใบเสนอราคา
• ใบแจ้งหนี้
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบกำกับภาษี
• รายงานยอดขาย
• รายงานจากแพลตฟอร์มออนไลน์
• หลักฐานการรับเงิน
• เอกสารลดหนี้หรือเพิ่มหนี้

เอกสารค่าใช้จ่าย

• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบกำกับภาษี
• ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย
• หลักฐานการโอนเงิน
• ใบสำคัญจ่าย
• หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• สัญญาเช่า
• สัญญาว่าจ้าง

เอกสารธนาคาร

• รายการเดินบัญชีธนาคารทุกบัญชี
• รายการบัตรเครดิตของบริษัท
• หลักฐานการโอนที่ไม่สามารถระบุรายการได้
• รายละเอียดเงินที่กรรมการสำรองจ่าย
• รายละเอียดเงินกู้ยืม
• รายการโอนระหว่างบัญชี

เอกสารพนักงาน

• รายงานเงินเดือน
• วันเริ่มงานและวันสิ้นสุดการจ้าง
• โบนัสและค่าคอมมิชชัน
• ค่าล่วงเวลา
• รายการหักเงิน
• ข้อมูลประกันสังคม
• การลาออกหรือเปลี่ยนแปลงค่าจ้าง

เอกสารอื่น

• สัญญาซื้อขาย
• สัญญาบริการ
• สัญญากู้ยืมเงิน
• รายการซื้อทรัพย์สิน
• รายงานสินค้าคงเหลือ
• รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้
• เอกสารจากต่างประเทศ
• หนังสือรับรองภาษีที่บริษัทถูกหักไว้

เอกสารค่าใช้จ่ายควรออกชื่อใคร?

หากเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท เอกสารควรออกในชื่อบริษัท โดยระบุข้อมูลให้ถูกต้อง เช่น

• ชื่อบริษัท
• ที่อยู่บริษัท
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• สำนักงานใหญ่หรือสาขา
• รายละเอียดสินค้าและบริการ
• วันที่ออกเอกสาร
• จำนวนเงิน
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม หากมี

เอกสารที่ออกเป็นชื่อกรรมการหรือบุคคลอื่นอาจต้องตรวจสอบเพิ่มเติมว่าเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทจริงหรือไม่ และมีหลักฐานการชำระแทนอย่างไร

ในกรณีที่กรรมการสำรองจ่ายแทนบริษัท ควรเก็บเอกสารต้นฉบับ หลักฐานการจ่ายเงิน และจัดทำรายการเบิกคืนอย่างชัดเจน

ค่าใช้จ่ายไม่มีใบเสร็จนำมาลงบัญชีได้หรือไม่?

การไม่มีใบเสร็จไม่ได้หมายความว่าจะบันทึกบัญชีไม่ได้ทุกกรณี แต่บริษัทต้องมีหลักฐานที่น่าเชื่อถือและสามารถอธิบายได้ว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการจริง

เอกสารประกอบอาจประกอบด้วย

• หลักฐานการโอนเงิน
• สัญญาหรือข้อตกลง
• รายละเอียดการรับบริการ
• ภาพถ่ายหรือหลักฐานการส่งมอบ
• ใบสำคัญรับเงิน
• สำเนาบัตรของผู้รับเงินในกรณีที่เหมาะสม
• เอกสารอนุมัติค่าใช้จ่าย
• หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย

อย่างไรก็ตาม การบันทึกบัญชีได้ไม่ได้แปลว่ารายการนั้นจะหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้เสมอไป ต้องพิจารณาหลักฐานและเงื่อนไขทางภาษีเพิ่มเติม

บริษัทควรแยกเงินส่วนตัวออกจากเงินบริษัทอย่างไร?

บริษัทเป็นนิติบุคคลแยกจากกรรมการและผู้ถือหุ้น เงินของบริษัทจึงไม่ควรถูกใช้ปะปนกับเงินส่วนตัวโดยไม่มีหลักฐาน

แนวทางที่ควรปฏิบัติ ได้แก่

• เปิดบัญชีธนาคารในชื่อบริษัท
• ให้ลูกค้าชำระเงินเข้าบัญชีบริษัท
• ชำระค่าใช้จ่ายจากบัญชีบริษัท
• ระบุวัตถุประสงค์เมื่อกรรมการโอนเงินเข้าบริษัท
• จัดทำเอกสารเมื่อกรรมการสำรองจ่าย
• ไม่ถอนเงินบริษัทไปใช้ส่วนตัวโดยไม่มีรายการรองรับ
• บันทึกเงินกู้ยืมระหว่างกรรมการกับบริษัท
• กำหนดเงินเดือนหรือค่าตอบแทนกรรมการให้ชัดเจน

การแยกเงินอย่างเป็นระบบช่วยให้บัญชีธนาคารตรงกับบัญชี ลดคำถามเรื่องที่มาของเงิน และทำให้เห็นผลประกอบการที่แท้จริง

ข้อผิดพลาดที่บริษัทเปิดใหม่พบบ่อย

จดบริษัทแล้วแต่ยังไม่หาผู้ทำบัญชี

เมื่อปล่อยเวลาผ่านไปหลายเดือน เอกสารอาจสูญหายและรายการธนาคารอาจจำไม่ได้ ส่งผลให้ต้องใช้เวลาแก้ไขย้อนหลังมากขึ้น

ใช้บัญชีส่วนตัวรับเงินจากลูกค้า

ทำให้แยกรายได้บริษัทออกจากเงินส่วนตัวได้ยาก และเพิ่มภาระในการตรวจสอบรายการย้อนหลัง

ซื้อของแต่ไม่ขอเอกสารในชื่อบริษัท

บริษัทอาจมีค่าใช้จ่ายจริง แต่ไม่มีเอกสารที่เพียงพอสำหรับการบันทึกและพิจารณาทางภาษี

เข้าใจว่าบริษัทไม่มีรายได้จึงไม่ต้องปิดงบ

แม้ไม่มีรายได้ บริษัทก็ยังคงเป็นนิติบุคคลและมีหน้าที่ด้านบัญชีและงบการเงิน

จ่ายค่าบริการแล้วไม่หักภาษี ณ ที่จ่าย

ทำให้ต้องแก้ไขแบบภาษีย้อนหลัง และอาจมีภาระเพิ่มเติมตามมา

จด VAT แล้วไม่ยื่นแบบในเดือนที่ไม่มีรายได้

เมื่อบริษัทอยู่ในระบบ VAT แล้ว ต้องตรวจสอบหน้าที่ในการยื่นแบบตามสถานะของผู้ประกอบการ ไม่ควรหยุดยื่นเองเพียงเพราะเดือนนั้นไม่มีการขาย

ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีใกล้วันครบกำหนด

ผู้ทำบัญชีไม่มีเวลาตรวจสอบเอกสาร ขอข้อมูลเพิ่มเติม หรือแจ้งยอดภาษีล่วงหน้า ทำให้มีความเสี่ยงต่อการยื่นล่าช้า

Checklist สำหรับบริษัทเปิดใหม่

หลังจดทะเบียนบริษัทแล้ว ควรตรวจสอบรายการต่อไปนี้

• เปิดบัญชีธนาคารในชื่อบริษัท
• แต่งตั้งหรือจัดหาผู้ทำบัญชี
• กำหนดรอบบัญชีของบริษัท
• จัดระบบใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้
• จัดระบบใบเสร็จรับเงิน
• ตรวจสอบรูปแบบใบกำกับภาษี หากจด VAT
• กำหนดเลขที่เอกสารให้ต่อเนื่อง
• แยกเงินส่วนตัวออกจากเงินบริษัท
• เก็บเอกสารค่าใช้จ่ายในชื่อบริษัท
• กำหนดวันส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี
• ตรวจสอบภาษีหัก ณ ที่จ่ายก่อนชำระเงิน
• ตรวจสอบการขึ้นทะเบียนประกันสังคมเมื่อมีพนักงาน
• ตรวจสอบรายรับสะสมสำหรับเกณฑ์ VAT
• เตรียมข้อมูลลูกหนี้และเจ้าหนี้
• วางแผนปิดงบตั้งแต่ก่อนสิ้นรอบบัญชี

ควรส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีวันไหน?

บริษัทควรกำหนดวันปิดรับเอกสารภายในองค์กร และส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีในช่วงต้นเดือนถัดไป ไม่ควรรอจนใกล้วันครบกำหนดยื่นแบบ

ตัวอย่างกระบวนการที่เหมาะสม ได้แก่

1. ปิดยอดขายและค่าใช้จ่ายเมื่อสิ้นเดือน
2. รวบรวมเอกสารและรายการเดินบัญชี
3. ตรวจสอบเลขที่เอกสารและข้อมูลบริษัท
4. ระบุรายการที่ไม่ทราบที่มา
5. ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี
6. ตอบคำถามหรือส่งเอกสารเพิ่มเติม
7. ตรวจสอบยอดภาษีก่อนยื่น
8. เตรียมเงินสำหรับชำระภาษี

บริษัทควรตรวจสอบปฏิทินภาษีของกรมสรรพากรในแต่ละเดือน เนื่องจากวันครบกำหนดอาจแตกต่างกันตามประเภทแบบ ช่องทางการยื่น วันหยุด และมาตรการที่ใช้ในช่วงเวลานั้น กรมสรรพากรมีระบบยื่นแบบออนไลน์สำหรับแบบภาษีสำคัญ เช่น ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53 และ ภ.พ.30

ทำบัญชีเองหรือใช้สำนักงานบัญชี แบบไหนเหมาะกว่า?

การทำบัญชีภายในบริษัทอาจเหมาะกับกิจการที่มีทีมบัญชี มีรายการจำนวนมาก และต้องการข้อมูลทางการเงินแบบทันที

ส่วนบริษัทเปิดใหม่หรือธุรกิจขนาดเล็ก การใช้สำนักงานบัญชีอาจช่วยลดต้นทุนการจ้างพนักงานประจำ และได้รับผู้ดูแลที่มีประสบการณ์ด้านบัญชีและภาษี

ก่อนเลือกสำนักงานบัญชี ควรสอบถามให้ชัดเจนว่า ค่าบริการครอบคลุมงานใดบ้าง เช่น

• บันทึกบัญชีรายเดือน
• ยื่นภาษีรายเดือน
• จัดทำเงินเดือน
• ประกันสังคม
• จดทะเบียน VAT
• ปิดงบการเงิน
• ค่าผู้สอบบัญชี
• ยื่นงบการเงิน
• ยื่น ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51
• ให้คำปรึกษาด้านเอกสาร
• แก้ไขแบบภาษีย้อนหลัง

ควรแจ้งจำนวนเอกสาร จำนวนพนักงาน สถานะ VAT และลักษณะธุรกิจตามจริง เพื่อให้สำนักงานบัญชีประเมินขอบเขตงานและค่าบริการได้เหมาะสม

สรุปบริษัทเปิดใหม่ต้องทำบัญชีและยื่นภาษีอะไรบ้าง

บริษัทเปิดใหม่ต้องเริ่มจัดทำบัญชีตั้งแต่วันที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ไม่ควรรอให้มีรายได้ก่อนจึงเริ่มเก็บเอกสาร

หน้าที่หลักที่ควรตรวจสอบประกอบด้วย

• จัดให้มีผู้ทำบัญชี
• บันทึกรายรับและรายจ่าย
• เก็บเอกสารประกอบรายการ
• ยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายเมื่อมีรายการ
• ยื่นภาษีเงินเดือนเมื่อมีพนักงาน
• จดทะเบียนและยื่น VAT เมื่อเข้าเกณฑ์
• ตรวจสอบภาษีจากบริการต่างประเทศ
• ยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปีเมื่อมีหน้าที่
• ยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี
• จัดทำและยื่นงบการเงิน
• ดูแลประกันสังคมเมื่อมีพนักงาน

หัวใจสำคัญคือการแยกเงินบริษัทออกจากเงินส่วนตัว เก็บเอกสารให้ครบ และส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีอย่างสม่ำเสมอ การวางระบบที่ดีตั้งแต่วันแรกมักง่ายกว่าการแก้ไขบัญชีย้อนหลังเมื่อใกล้ถึงกำหนดปิดงบ

ติดต่อ Srithon Accounting

เพิ่งจดทะเบียนบริษัทและยังไม่แน่ใจว่าต้องเริ่มทำบัญชีหรือยื่นภาษีแบบใด?

Srithon Accounting ให้บริการดูแลด้านบัญชี ภาษี และงานที่เกี่ยวข้องสำหรับบริษัทและผู้ประกอบการในหาดใหญ่ จังหวัดสงขลา พร้อมช่วยตรวจสอบเอกสาร วางระบบการส่งบัญชี และดูแลแบบภาษีให้เหมาะกับลักษณะธุรกิจ

การปรึกษาสำนักงานบัญชีตั้งแต่เริ่มต้นช่วยลดเอกสารตกหล่น ลดความเสี่ยงจากการยื่นแบบล่าช้า และทำให้เจ้าของกิจการมีข้อมูลที่ชัดเจนสำหรับบริหารธุรกิจ

ติดต่อ Srithon Accounting เพื่อสอบถามรายละเอียดบริการรับทำบัญชีรายเดือนและประเมินค่าบริการตามจำนวนเอกสารและลักษณะกิจการ

คำถามที่พบบ่อย

บริษัทเพิ่งจดทะเบียนแต่ยังไม่มีรายได้ ต้องทำบัญชีหรือไม่?

ต้องทำ บริษัทจำกัดต้องเริ่มจัดทำบัญชีนับตั้งแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล แม้ยังไม่มีรายได้ก็ควรบันทึกเงินลงทุน ค่าใช้จ่าย และรายการอื่นที่เกิดขึ้นจริง

บริษัทไม่มีรายได้ต้องยื่นงบการเงินหรือไม่?

โดยทั่วไปยังต้องจัดทำและยื่นงบการเงินตามสถานะนิติบุคคล การไม่มีรายได้ไม่ได้ทำให้หน้าที่ด้านบัญชีและงบการเงินสิ้นสุดลง

บริษัทเปิดใหม่ต้องยื่น ภ.ง.ด.51 หรือไม่?

ต้องพิจารณาระยะเวลาของรอบบัญชีแรก หากรอบระยะเวลาบัญชีแรกน้อยกว่า 12 เดือน อาจไม่มีหน้าที่ยื่น ภ.ง.ด.51 สำหรับรอบแรกนั้น แต่ยังต้องตรวจสอบข้อมูลของบริษัทเป็นรายกรณี

บริษัทต้องจด VAT ทันทีหรือไม่?

ไม่จำเป็นต้องจดทันทีทุกบริษัท โดยทั่วไปต้องพิจารณาประเภทธุรกิจและรายรับ หากรายรับจากกิจการที่อยู่ในระบบ VAT เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องยื่นคำขอจดทะเบียนภายในเวลาที่กฎหมายกำหนด

รายได้ 1.8 ล้านบาทสำหรับ VAT ดูจากกำไรหรือรายรับ?

ดูจากรายรับ ไม่ใช่กำไรสุทธิ ดังนั้นบริษัทที่มีรายรับเกิน 1.8 ล้านบาทอาจถึงเกณฑ์ แม้จะมีค่าใช้จ่ายสูงหรือมีกำไรไม่มาก

บริษัทมีพนักงานคนเดียวต้องทำเงินเดือนหรือไม่?

หากมีการจ้างงานและจ่ายค่าจ้าง บริษัทควรจัดทำข้อมูลเงินเดือน ตรวจสอบภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และตรวจสอบหน้าที่ด้านประกันสังคมตามข้อเท็จจริงของการจ้าง

กรรมการใช้บัญชีส่วนตัวรับเงินลูกค้าได้หรือไม่?

ไม่ควรใช้เป็นวิธีปกติ เพราะทำให้เงินบริษัทปะปนกับเงินส่วนตัวและตรวจสอบรายได้ได้ยาก ควรเปิดและใช้บัญชีธนาคารในชื่อบริษัท

ใบเสร็จที่ออกชื่อกรรมการนำมาลงบัญชีบริษัทได้หรือไม่?

ต้องตรวจสอบว่าเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทจริงหรือไม่ มีหลักฐานว่ากรรมการสำรองจ่ายแทนหรือไม่ และเอกสารเพียงพอสำหรับการบันทึกบัญชีและภาษีหรือไม่ ทางที่ดีที่สุดคือขอเอกสารในชื่อบริษัทตั้งแต่ต้น

จ่ายค่าบริการให้ฟรีแลนซ์ต้องหักภาษีหรือไม่?

อาจต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ขึ้นอยู่กับประเภทเงินได้ ผู้รับเงิน และเงื่อนไขของรายการ ควรส่งรายละเอียดให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบก่อนชำระ

ค่าบริการสำนักงานบัญชีรวมค่าปิดงบหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับข้อตกลงของแต่ละสำนักงาน บางแห่งคิดค่าทำบัญชีรายเดือนแยกจากค่าปิดงบ ค่าผู้สอบบัญชี และค่าบริการจดทะเบียน จึงควรสอบถามขอบเขตงานก่อนเริ่มใช้บริการ

แหล่งอ้างอิง

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: คู่มือการยื่นงบการเงินและสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: การนำส่งงบการเงินประจำปี
• กรมสรรพากร: แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล
• กรมสรรพากร: คำถามเกี่ยวกับการยื่นแบบ ภ.ง.ด.51
• กรมสรรพากร: หลักเกณฑ์ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• กรมสรรพากร: หลักเกณฑ์การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
• กรมสรรพากร: วิธีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

หมายเหตุ: รายละเอียดภาษี กำหนดเวลายื่นแบบ และหน้าที่ของแต่ละกิจการอาจแตกต่างกันตามประเภทธุรกิจ รายการค้า รอบบัญชี และประกาศที่ใช้ในขณะนั้น ควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดกับกรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจการค้า สำนักงานประกันสังคม หรือผู้ประกอบวิชาชีพก่อนดำเนินการ

ติดต่อ Srithon Accounting

• ที่อยู่: 342 ถนนธรรมนูญวิถี ตำบลหาดใหญ่ อำเภอหาดใหญ่ จังหวัดสงขลา 90110 (สำนักงานใหญ่)
• โทรศัพท์: 061 789 9491
• เวลาทำการ: 08.00-17.00 น.
• LINE: @srithonaccounting
• E-mail: srithon.office@gmail.com
• Facebook: ศรีธร ที่ปรึกษาการเงินและการบัญชี by Srithon Accounting
• TikTok: srithonaccounting
• เว็บไซต์: www.srithonaccounting.com