สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ VAT การได้รับ ใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง เป็นเรื่องสำคัญ เพราะเอกสารดังกล่าวไม่ได้เป็นเพียงหลักฐานว่าบริษัทซื้อสินค้าหรือรับบริการจากใคร แต่ยังเกี่ยวข้องกับการนำภาษีซื้อไปคำนวณกับภาษีขายของกิจการด้วย

ปัญหาที่เจ้าของธุรกิจพบได้บ่อยคือ ได้รับเอกสารจากผู้ขายแล้วคิดว่าเพียงมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ก็สามารถนำมาใช้ได้ทันที ทั้งที่ความจริงใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปมีรายการที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมี และยังมีรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเลขประจำตัวผู้เสียภาษี สำนักงานใหญ่หรือสาขาที่ควรตรวจสอบให้ตรงกับข้อมูลจดทะเบียน

ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีรายการสำคัญอย่างน้อย เช่น คำว่าใบกำกับภาษี ข้อมูลผู้ขาย ข้อมูลผู้ซื้อ หมายเลขเอกสาร รายละเอียดสินค้า/บริการ จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม และวันที่ออกเอกสาร

บทความนี้จึงรวบรวม Checklist สำหรับเจ้าของกิจการว่า ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องต้องมีอะไรบ้าง จุดไหนควรตรวจ และข้อผิดพลาดแบบใดอาจทำให้เกิดปัญหากับภาษีซื้อ

ใบกำกับภาษีคืออะไร?

ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีตามหลักเกณฑ์ของประมวลรัษฎากรเมื่อเกิดความรับผิดในการเสียภาษีจากการขายสินค้าหรือให้บริการตามกรณีที่กฎหมายกำหนด

สำหรับผู้ซื้อที่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกเรียกเก็บจากการซื้อสินค้าหรือรับบริการเพื่อใช้ในการประกอบกิจการอาจเป็น “ภาษีซื้อ” ซึ่งสามารถนำไปพิจารณาหักออกจากภาษีขายได้ หากเข้าเงื่อนไขตามกฎหมายและมีหลักฐานที่ถูกต้อง

ดังนั้นใบกำกับภาษีจึงมีความสำคัญทั้งสองฝ่าย

• ฝั่งผู้ขาย ใช้เป็นเอกสารเกี่ยวกับภาษีขาย
• ฝั่งผู้ซื้อ ใช้ประกอบการพิจารณาภาษีซื้อ

หากใบกำกับภาษีมีข้อความไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ในส่วนที่เป็นสาระสำคัญ ภาษีซื้ออาจเข้าลักษณะไม่ให้นำมาหักในการคำนวณ VAT ได้

ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องต้องมีอะไรบ้าง?

สำหรับ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป มาตรา 86/4 กำหนดรายการขั้นต่ำไว้ 8 กลุ่มหลัก ดังนี้

ในทางปฏิบัติยังควรตรวจ สำนักงาน/สาขา และเลขผู้เสียภาษีของผู้ซื้อในกรณีที่ผู้ซื้อเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ให้ถูกต้องด้วย ซึ่งกรมสรรพากรมีหลักเกณฑ์เพิ่มเติมในเรื่องดังกล่าว

มาดูทีละรายการ

1. ต้องมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ชัดเจน

จุดแรกดูง่ายที่สุด แต่ไม่ควรมองข้าม

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีคำว่า

“ใบกำกับภาษี”

อยู่ในตำแหน่งที่เห็นได้เด่นชัดตามมาตรา 86/4

เอกสารทางการค้าบางประเภทอาจใช้เอกสารหลายอย่างรวมกัน เช่น

ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี

หรือเอกสารในลักษณะอื่นตามระบบของผู้ประกอบการ แต่หากต้องการใช้เป็นใบกำกับภาษี ก็ต้องตรวจว่าเอกสารนั้นมีองค์ประกอบตามที่กฎหมายกำหนดครบหรือไม่

ไม่ควรพิจารณาจาก “ชื่อเอกสาร” เพียงอย่างเดียว

2. ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย

ใบกำกับภาษีต้องระบุข้อมูลของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกเอกสาร ได้แก่

• ชื่อ
• ที่อยู่
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร

ตามข้อมูลการจดทะเบียนที่เกี่ยวข้อง

คู่มือของกรมสรรพากรอธิบายเพิ่มเติมว่า ที่อยู่ของผู้ออกใบกำกับภาษีหมายถึงที่ตั้งของสถานประกอบการตามที่จดทะเบียน VAT ไว้ และสำหรับนิติบุคคลไทย เลขทะเบียนนิติบุคคลที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้าถูกใช้เป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรตามระบบเลข 13 หลัก

ดังนั้นก่อนบันทึกบัญชี ควรเช็กอย่างน้อยว่า

ชื่อบริษัทตรงไหม?
เลขผู้เสียภาษี 13 หลักตรงไหม?
ที่อยู่ตรงกับสถานประกอบการหรือไม่?

3. ต้องระบุสำนักงานใหญ่หรือสาขาของผู้ขายให้ถูกต้อง

อีกจุดที่ธุรกิจควรตรวจคือสถานประกอบการที่ออกเอกสาร

กรมสรรพากรอธิบายว่า สำหรับใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป หากสถานประกอบการของผู้ขายเป็นสำนักงานใหญ่ ให้ระบุข้อความ เช่น

สำนักงานใหญ่

หรือคำย่อที่แสดงว่าเป็นสำนักงานใหญ่ หรือรหัส 00000

หากเป็นสาขา ต้องระบุสาขาตามที่จดทะเบียน เช่น “สาขาที่ …” หรือรหัสสาขาที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่าง:

บริษัท ABC จำกัด
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 0123456789012
สำนักงานใหญ่

หรือ

บริษัท ABC จำกัด
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 0123456789012
สาขา 00001

เรื่องนี้สำคัญโดยเฉพาะบริษัทที่มีหลายสาขา เพราะไม่ควรใช้ข้อมูลสาขาแบบประมาณเอง

4. ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ

มาตรา 86/4 กำหนดให้ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปมี ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

หากบริษัทของคุณเป็นผู้ซื้อ ควรส่งข้อมูลให้ Supplier อย่างถูกต้องตั้งแต่ก่อนออกเอกสาร เช่น

บริษัท ตัวอย่าง จำกัด
99/99 ถนนสุขุมวิท
แขวง… เขต… กรุงเทพมหานคร 10110

ถ้าบริษัทมีหลายสาขา ต้องแจ้งให้ชัดว่าการซื้อครั้งนั้นเป็นของสำนักงานใหญ่หรือสาขาใด

การเตรียม “ข้อมูลสำหรับออกใบกำกับภาษี” ไว้เป็นไฟล์หรือข้อความมาตรฐานสำหรับส่ง Supplier จะช่วยลดปัญหาเอกสารผิดได้มาก

5. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ กรณีเป็นผู้ประกอบการ VAT

นี่เป็นจุดที่มีความเข้าใจคลาดเคลื่อนค่อนข้างบ่อย

กรมสรรพากรอธิบายว่า การระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปนั้นใช้ เฉพาะกรณีผู้ซื้อหรือผู้รับบริการเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT หากผู้ซื้อไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ผู้ขายไม่จำเป็นต้องระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อในลักษณะเดียวกัน

สำหรับธุรกิจที่จด VAT และต้องการนำภาษีซื้อมาใช้ จึงควรตรวจข้อมูลนี้ให้รอบคอบ

เช่น

ชื่อกิจการ
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
สำนักงานใหญ่/สาขา

ควรสอดคล้องกับข้อมูลที่กิจการจดทะเบียนไว้

6. สำนักงานใหญ่หรือสาขาของผู้ซื้อต้องตรง

นอกจากข้อมูลของผู้ขายแล้ว หากผู้ซื้อเป็นผู้ประกอบการ VAT ก็ควรตรวจข้อมูลสถานประกอบการของตัวเองด้วย

กรมสรรพากรระบุว่า หากเป็นสำนักงานใหญ่ สามารถใช้ข้อความแสดงสำนักงานใหญ่หรือรหัส 00000 ส่วนกรณีเป็นสาขาให้ระบุเลขสาขาตามข้อมูลการจดทะเบียน VAT

ตัวอย่าง:

บริษัท XYZ จำกัด
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 0123456789012
สำนักงานใหญ่

หรือ

บริษัท XYZ จำกัด
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 0123456789012
สาขา 00002

ธุรกิจที่มีหลายสาขาควรกำหนด Workflow ภายในให้ชัดว่า ค่าใช้จ่ายรายการใดเป็นของสถานประกอบการไหน

7. ต้องมีหมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมี

หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี

และหมายเลขลำดับของเล่มถ้ามี ตามมาตรา 86/4

ตัวอย่าง:

INV-2026-000125

หรือ

TAX-2608-0158

รูปแบบเลขที่อาจแตกต่างตามระบบของแต่ละธุรกิจ แต่ต้องสามารถระบุเอกสารแต่ละฉบับได้ชัดเจน

คู่มือของกรมสรรพากรยังระบุว่า ใบกำกับภาษีที่ไม่มีหมายเลขลำดับอาจมีปัญหาในการนำภาษีซื้อไปคำนวณได้

8. ต้องระบุสินค้าและบริการชัดเจน

ใบกำกับภาษีต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับ

• ชื่อสินค้า/บริการ
• ชนิด
• ประเภท
• ปริมาณ
• มูลค่า

ตามลักษณะของรายการนั้น

ตัวอย่างที่ชัด:

กระดาษ A4 80 แกรม จำนวน 10 รีม

หรือ

ค่าบริการออกแบบเว็บไซต์ เดือนสิงหาคม 2569

ดีกว่าการเขียนข้อความกว้าง ๆ ที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าธุรกิจซื้ออะไร

รายละเอียดที่ชัดยังช่วยเจ้าของกิจการและสำนักงานบัญชีจำแนกค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้นด้วย

9. VAT ต้องแยกออกจากราคาสินค้าหรือบริการชัดเจน

สำหรับใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องแสดงแยกออกจากมูลค่าของสินค้าและบริการอย่างชัดเจน

ตัวอย่างโครงสร้าง:

นี่เป็นหนึ่งในความแตกต่างสำคัญระหว่าง ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป กับ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ เพราะใบกำกับภาษีอย่างย่อสามารถแสดงราคาที่รวม VAT แล้ว โดยต้องระบุให้ชัดว่าราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

10. วันที่ออกใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมี

วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี

ตามมาตรา 86/4

วันที่ดังกล่าวมีความสำคัญต่อการจัดเอกสารตามเดือนภาษีและการบันทึกบัญชี

เวลารับเอกสารจาก Supplier ควรตรวจให้ชัดว่า

• วันที่มีจริงหรือไม่
• เดือนถูกต้องหรือไม่
• ปีถูกต้องหรือไม่
• เอกสารตรงกับรายการซื้อจริงหรือไม่

ข้อผิดพลาดง่าย ๆ เช่น เขียนปีผิด ก็อาจทำให้ต้องย้อนกลับไปขอให้ผู้ขายดำเนินการแก้ไขเอกสารให้ถูกวิธี

ตัวอย่าง Checklist ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป

เมื่อพนักงานได้รับใบกำกับภาษี สามารถใช้ Checklist นี้ได้ทันที

• มีคำว่า “ใบกำกับภาษี”
• ชื่อผู้ขายถูกต้อง
• ที่อยู่ผู้ขายถูกต้อง
• เลขผู้เสียภาษีของผู้ขายถูกต้อง
• สำนักงานใหญ่/สาขาของผู้ขายถูกต้อง
• ชื่อผู้ซื้อถูกต้อง
• ที่อยู่ผู้ซื้อถูกต้อง
• เลขผู้เสียภาษีของผู้ซื้อถูกต้อง กรณีเกี่ยวข้อง
• สำนักงานใหญ่/สาขาของผู้ซื้อถูกต้อง
• มีหมายเลขใบกำกับภาษี
• รายละเอียดสินค้า/บริการชัดเจน
• จำนวนเงินถูกต้อง
• VAT แยกออกจากราคาก่อนภาษี
• ยอดรวมถูกต้อง
• มีวันที่ออกเอกสาร
• รายการตรงกับการซื้อจริงของบริษัท

สำหรับกิจการที่มีใบกำกับภาษีจำนวนมาก ควรตรวจตั้งแต่วันที่ได้รับเอกสาร ไม่ควรรอจนถึงปลายเดือนหรือปลายปี

ใบกำกับภาษีเต็มรูปกับใบกำกับภาษีอย่างย่อต่างกันอย่างไร?

เจ้าของกิจการควรแยกเอกสารสองแบบนี้ออกจากกัน

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป

มีข้อมูลผู้ขาย ผู้ซื้อ เลขที่เอกสาร รายละเอียดสินค้า/บริการ VAT และวันที่ตามหลักเกณฑ์ของมาตรา 86/4

เหมาะกับการทำธุรกรรมระหว่างกิจการที่ต้องการเอกสารครบเพื่อใช้ประกอบงานบัญชีและ VAT

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

กิจการค้าปลีกที่เข้าเงื่อนไขมีสิทธิออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ โดยรายการขั้นต่ำแตกต่างจากแบบเต็มรูป เช่น ไม่ต้องระบุชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อ และราคาสินค้าหรือบริการต้องระบุว่ารวม VAT แล้ว

ที่สำคัญ คู่มือกรมสรรพากรระบุว่า ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีอย่างย่อไม่สามารถนำไปหักออกจากภาษีขายได้ หากผู้ซื้อซึ่งเป็นผู้ประกอบการ VAT ต้องการนำภาษีซื้อมาใช้ ควรขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปจากผู้ขาย

ใบเสร็จรับเงินกับใบกำกับภาษีเหมือนกันไหม?

ไม่ควรถือว่าเหมือนกันโดยอัตโนมัติ

ใบเสร็จรับเงิน เน้นเป็นหลักฐานการรับชำระเงิน

ส่วน ใบกำกับภาษี เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบ VAT และต้องมีรายการตามหลักเกณฑ์ที่ประมวลรัษฎากรกำหนด

ในทางปฏิบัติ ผู้ประกอบการสามารถมีเอกสารชื่อ เช่น

ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี

ได้ แต่ต้องตรวจว่าเอกสารฉบับนั้นมีรายการของใบกำกับภาษีครบถ้วนตามกฎหมายหรือไม่ ไม่ใช่พิจารณาเฉพาะชื่อที่พิมพ์บนหัวกระดาษ

ใบกำกับภาษีอย่างย่อใช้เป็นภาษีซื้อได้ไหม?

โดยทั่วไปไม่ได้

คู่มือของกรมสรรพากรอธิบายว่า ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับใบกำกับภาษีอย่างย่อไม่สามารถนำ VAT ในเอกสารดังกล่าวไปหักจากภาษีขายได้ หากต้องการใช้ภาษีซื้อ ควรเรียกร้องใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปจากผู้ประกอบการค้าปลีกที่มีสิทธิออกเอกสารดังกล่าว

นี่เป็นเหตุผลว่าทำไมบริษัทที่ส่งพนักงานไปซื้อสินค้าในร้านค้าปลีกควรมีข้อมูลสำหรับออกใบกำกับภาษีของบริษัทเตรียมไว้

ถ้าชื่อบริษัทในใบกำกับภาษีผิด จะใช้ได้ไหม?

ไม่ควรปล่อยผ่านโดยไม่ตรวจสอบ

มาตรา 82/5 กำหนดว่า หากใบกำกับภาษีมีข้อความไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ในส่วนที่เป็นสาระสำคัญ อาจเป็นภาษีซื้อที่ไม่ให้นำมาหักในการคำนวณ VAT

ดังนั้นหากพบว่า

• ชื่อผิด
• เลขผู้เสียภาษีผิด
• ที่อยู่ผิด
• สาขาผิด
• เลขที่เอกสารมีปัญหา
• VAT ไม่แสดงชัดเจน

ควรส่งให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบและติดต่อผู้ขายเพื่อดำเนินการให้ถูกต้องตามประเภทของข้อผิดพลาด แทนการแก้ไขเอกสารด้วยตัวเองโดยพลการ

ใบกำกับภาษีไม่มีเลขผู้เสียภาษีผู้ซื้อ ใช้ได้ไหม?

ต้องพิจารณาสถานะของผู้ซื้อ

หากผู้ซื้อ เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT กรมสรรพากรมีหลักเกณฑ์ให้ระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป รวมถึงข้อมูลสำนักงานใหญ่หรือสาขาตามการจดทะเบียน

แต่หากผู้ซื้อไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ผู้ขายไม่จำเป็นต้องระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อในลักษณะดังกล่าว

จึงไม่ควรใช้คำตอบเดียวกับผู้ซื้อทุกประเภท

ภาษีซื้อทุกใบที่มี VAT นำมาหักได้หมดหรือไม่?

ไม่ได้

การมีใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปที่ดูถูกต้องเป็นเพียงหนึ่งในเงื่อนไขเท่านั้น

มาตรา 82/5 ยังมีกรณีภาษีซื้อต้องห้าม เช่น

• ไม่มีใบกำกับภาษีหรือไม่สามารถแสดงหลักฐานได้
• ใบกำกับภาษีมีข้อความสำคัญไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์
• ภาษีซื้อไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ
• ภาษีซื้อจากรายจ่ายเพื่อการรับรองตามหลักเกณฑ์
• ใบกำกับภาษีออกโดยผู้ที่ไม่มีสิทธิออก
• ภาษีซื้อประเภทอื่นตามที่กฎหมายกำหนด

เว็บไซต์ Srithon Accounting มีบทความเกี่ยวกับ VAT อยู่แล้ว ซึ่งอธิบายแนวคิดเรื่องการตรวจใบกำกับภาษีและภาษีซื้อต้องห้ามไว้ด้วย

ดังนั้นไม่ควรคิดว่า

“มี VAT 7% บนกระดาษ = หักภาษีซื้อได้แน่นอน”

แต่ควรดูทั้งเอกสารและลักษณะค่าใช้จ่าย

ตัวอย่างใบกำกับภาษีที่ควรตรวจ

สมมติบริษัทซื้อบริการมูลค่า 10,000 บาท

เอกสารควรมีข้อมูลประมาณนี้:

ใบกำกับภาษี

บริษัท ผู้ขาย จำกัด
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 0123456789012
สำนักงานใหญ่
ที่อยู่…

ผู้ซื้อ: บริษัท ลูกค้า จำกัด
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 0987654321098
สำนักงานใหญ่
ที่อยู่…

เลขที่: TAX-2026-00125
วันที่: 11 สิงหาคม 2569

ค่าบริการ: 10,000 บาท
VAT: 700 บาท
รวมทั้งสิ้น: 10,700 บาท

นี่เป็นเพียง ตัวอย่างโครงสร้างเพื่อช่วยตรวจสอบ ไม่ใช่แบบฟอร์มมาตรฐานตายตัว เพราะรูปแบบเอกสารสามารถแตกต่างกันได้ ตราบใดที่มีรายการตามกฎหมายและประกาศที่เกี่ยวข้องครบถ้วน

ข้อผิดพลาดของใบกำกับภาษีที่พบบ่อย

ชื่อบริษัทไม่ตรงกับข้อมูลจดทะเบียน

เช่น ใช้ชื่อร้านแทนนิติบุคคล หรือพิมพ์ชื่อบริษัทผิด

ควรส่งข้อมูล Billing ของบริษัทให้ Supplier แบบ Copy-Paste เพื่อช่วยลดความผิดพลาด

เลขประจำตัวผู้เสียภาษีผิด

ตัวเลข 13 หลักผิดเพียงหนึ่งหลักก็อาจทำให้ข้อมูลไม่ตรงกับผู้ซื้อจริง

ไม่ระบุสำนักงานใหญ่หรือสาขา

โดยเฉพาะธุรกิจที่มีหลายสถานประกอบการ ควรระบุให้ตรงกับสถานที่จด VAT

ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ แต่บริษัทต้องการใช้ภาษีซื้อ

ควรขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแทน เพราะภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีอย่างย่อไม่สามารถนำมาหักได้ตามแนวทางของกรมสรรพากร

ไม่แยก VAT ออกจากราคาก่อนภาษี

สำหรับใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป VAT ต้องแยกให้เห็นชัดจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ

ไม่มีเลขที่ใบกำกับภาษี

หมายเลขลำดับเป็นหนึ่งในรายการสำคัญตามมาตรา 86/4

รายละเอียดสินค้าเขียนกว้างเกินไป

ควรสามารถระบุได้ว่าซื้อสินค้าหรือรับบริการประเภทใด เพื่อให้ตรวจสอบรายการได้

พนักงานบริษัทควรตรวจใบกำกับภาษีตอนไหน?

แนวทางที่ดีคือ ตรวจทันทีที่ได้รับเอกสาร

อย่ารอให้ถึงวันส่งเอกสารสำนักงานบัญชี เพราะหากพบข้อผิดพลาดหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนหลังซื้อสินค้า การตาม Supplier ให้ตรวจสอบและแก้เอกสารอาจใช้เวลามากขึ้น

Workflow อย่างง่ายสามารถเป็น:

ขั้นที่ 1 — รับเอกสาร
ตรวจชื่อบริษัท เลขผู้เสียภาษี และสาขา

ขั้นที่ 2 — ตรวจรายการซื้อ
ดูว่าสินค้าหรือบริการตรงกับรายการที่บริษัทซื้อจริงหรือไม่

ขั้นที่ 3 — ตรวจตัวเลข
เช็กราคาก่อน VAT, VAT และยอดรวม

ขั้นที่ 4 — แนบหลักฐาน
เช่น PO, ใบรับสินค้า หรือหลักฐานโอนเงินตามระบบของบริษัท

ขั้นที่ 5 — ส่งบัญชี
จัดส่งให้ผู้รับผิดชอบบัญชีตามรอบที่กำหนด

วิธีนี้ช่วยลดการสะสมเอกสารผิดจนถึงสิ้นเดือน

ควรทำข้อมูลสำหรับออกใบกำกับภาษีของบริษัทไว้หรือไม่?

ควรทำครับ โดยเฉพาะบริษัทที่ซื้อสินค้าและบริการจาก Supplier หลายราย

สามารถจัดทำข้อความมาตรฐาน เช่น

ข้อมูลสำหรับออกใบกำกับภาษี
ชื่อบริษัท: …
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี: …
สำนักงานใหญ่/สาขา: …
ที่อยู่: …

จากนั้นให้พนักงานส่งข้อความชุดเดียวกันทุกครั้งที่ต้องขอใบกำกับภาษี

วิธีนี้ลดปัญหา

• สะกดชื่อผิด
• พิมพ์เลขผู้เสียภาษีผิด
• ส่งที่อยู่เก่า
• ลืมเลขสาขา

ได้มากกว่าการให้พนักงานพิมพ์ข้อมูลใหม่ทุกครั้ง

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้หรือไม่?

กรมสรรพากรมีระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt สำหรับการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีและใบรับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีระบบสำหรับการสมัคร การนำส่ง และตรวจสอบข้อมูลตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร

ดังนั้นการที่เอกสารไม่ได้มาในรูปกระดาษไม่ได้หมายความว่าใช้ไม่ได้เสมอไป แต่ควรตรวจว่าเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำตามระบบและหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

สำหรับธุรกิจที่ได้รับ e-Tax Invoice จำนวนมาก ควรมีระบบจัดเก็บไฟล์และสำรองข้อมูลให้ค้นย้อนหลังได้ง่ายด้วย

ผู้ประกอบการจด VAT ควรรู้เรื่องอะไรต่อจากใบกำกับภาษี?

ใบกำกับภาษีเป็นเพียงส่วนหนึ่งของระบบ VAT

ธุรกิจยังต้องจัดการเรื่องอื่น เช่น

• การออกใบกำกับภาษีขาย
• การเก็บใบกำกับภาษีซื้อ
• รายงานภาษีซื้อ
• รายงานภาษีขาย
• การตรวจภาษีซื้อต้องห้าม
• การคำนวณภาษีขายหักภาษีซื้อ
• การยื่นแบบ VAT ตามรอบที่เกี่ยวข้อง

เนื้อหาเกี่ยวกับการจัดทำรายงานภาษีซื้อและภาษีขาย รวมถึงหลักการภาษีซื้อที่นำมาใช้ได้ มีอยู่ในบทความ VAT ของ Srithon Accounting แล้ว จึงควรเชื่อมบทความนี้ไปยังหน้าดังกล่าวแทนการเขียนเนื้อหาซ้ำทั้งหมด

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษีต้องมีตราประทับบริษัทหรือไม่?

รายการขั้นต่ำตามมาตรา 86/4 ที่กรมสรรพากรระบุไม่ได้กำหนด “ตราประทับบริษัท” เป็นหนึ่งใน 8 รายการหลักของใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ดังนั้นการตรวจเอกสารควรยึดรายการตามกฎหมายและประกาศเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องเป็นหลัก

ใบกำกับภาษีไม่มีลายเซ็นใช้ได้ไหม?

ลายเซ็นไม่ได้ปรากฏอยู่ในรายการขั้นต่ำ 8 ข้อตามมาตรา 86/4 เช่นเดียวกัน อย่างไรก็ตาม ธุรกิจอาจมีข้อกำหนดภายในหรือเอกสารประกอบอื่นของตนเอง จึงควรแยก “ข้อกำหนดทางภาษี” ออกจาก “ขั้นตอนอนุมัติเอกสารภายในบริษัท”

ใบกำกับภาษีอย่างย่อใช้ลด VAT ได้ไหม?

ผู้ประกอบการจด VAT ที่ได้รับใบกำกับภาษีอย่างย่อไม่สามารถนำภาษีซื้อตามเอกสารดังกล่าวไปหักจากภาษีขายได้ตามคำอธิบายของกรมสรรพากร หากต้องการใช้ภาษีซื้อควรขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป

ผู้ซื้อไม่ได้จด VAT ต้องใส่เลขผู้เสียภาษีในใบกำกับภาษีหรือไม่?

กรมสรรพากรอธิบายว่า หากผู้ซื้อไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ผู้ขายไม่จำเป็นต้องระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปตามหลักเกณฑ์เพิ่มเติมดังกล่าว

บริษัทมีหลายสาขาต้องระบุสาขาไหม?

ควรระบุสถานประกอบการให้ตรงกับข้อมูลที่จด VAT โดยสำนักงานใหญ่สามารถใช้ข้อความหรือรหัส 00000 ส่วนสาขาให้ระบุเลขสาขาตามที่จดทะเบียนไว้

ถ้าใบกำกับภาษีผิดควรทำอย่างไร?

ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบก่อนว่าความผิดนั้นเป็นเรื่องใด และติดต่อผู้ออกเอกสารให้ดำเนินการตามวิธีที่ถูกต้อง ไม่ควรแก้ไขข้อมูลสำคัญบนใบกำกับภาษีเองโดยไม่มีหลักเกณฑ์รองรับ เพราะใบกำกับภาษีที่มีข้อความไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ในสาระสำคัญอาจมีผลต่อการใช้ภาษีซื้อ

สรุป: ก่อนส่งใบกำกับภาษีให้บัญชี เช็ก 5 เรื่องนี้ก่อน

หากไม่ต้องการจำรายละเอียดทั้งหมด ให้จำ Checklist สั้น ๆ นี้

1. เช็กคนขาย
ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี และสาขาถูกหรือไม่

2. เช็กบริษัทเรา
ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี และสำนักงานใหญ่/สาขาถูกหรือไม่

3. เช็กเอกสาร
มีคำว่าใบกำกับภาษี เลขที่ และวันที่หรือไม่

4. เช็กรายการและตัวเลข
สินค้า/บริการตรงกับที่ซื้อหรือไม่ และ VAT แยกถูกต้องหรือไม่

5. เช็กว่านำมาใช้กับกิจการจริง
เพราะแม้ใบกำกับภาษีถูกต้อง ภาษีซื้อบางประเภทก็อาจเป็นภาษีซื้อต้องห้ามตามกฎหมายได้

การตรวจตั้งแต่วันที่ได้รับเอกสารจะง่ายกว่าการพบปัญหาเมื่อถึงวันยื่นภาษีหรือปิดงบ โดยเฉพาะธุรกิจที่มีใบกำกับภาษีซื้อจำนวนมากในแต่ละเดือน

หากไม่แน่ใจว่าใบกำกับภาษีที่ได้รับมีข้อมูลครบหรือไม่ หรือกิจการควรจัดระบบเอกสารภาษีอย่างไร สามารถติดต่อ Srithon Accounting เพื่อสอบถามบริการทำบัญชีรายเดือนและการดูแลเอกสารด้านภาษีได้ โดยแพ็กเกจงานบัญชีของเว็บไซต์มีขอบเขตเกี่ยวกับการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มและงานบัญชีตามระดับบริการอยู่แล้ว

ติดต่อ Srithon Accounting

• ที่อยู่: 342 ถนนธรรมนูญวิถี ตำบลหาดใหญ่ อำเภอหาดใหญ่ จังหวัดสงขลา 90110 (สำนักงานใหญ่)
• โทรศัพท์: 061 789 9491
• เวลาทำการ: 08.00-17.00 น.
• LINE: @srithonaccounting
• E-mail: srithon.office@gmail.com
• Facebook: ศรีธร ที่ปรึกษาการเงินและการบัญชี by Srithon Accounting
• TikTok: srithonaccounting
• เว็บไซต์: www.srithonaccounting.com